档案管理制度 (2).doc

蚀螈蒈蒄膂蚅羂档案管理制度葿袈蚃袅羄膂膀一、目的:蒂羇芈芆莂螇莆规范档案管理工作,使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。芁肇肅蚇肄薂芅二、适用范围:肀袃罿螄芈薄肁公司档案管理全过程衿羃膃袁羀肁薁三、档案整理原则与方法:薈肃虿节蚁薅肈1、档案整理原则:莆膃节螂腿蒁肄办理完毕的文件、培训资料,其他资料收集齐全,按类编码分类存放,每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。膅芃蒀膃袁蚇膁档案整理方法:膈莃蚄芀荿袀螈(1)、按公司制定的编码分类整理。羇莂膀蚁肁蒄蒆(2)、每天要进行清理归档,以免资料堆积。蚆螆螃肂葿艿螃(3)、每年3月前要对档案整理,销毁不必要保存的材料。蝿袆羀蒃芁蒅膁(4)、准确地做好文件索引,以便于查找。蒈羆膅袄蚈羃腿(5)、归档要注意整洁,归档前要先把资料进行分类,可把材料按类别组装入一个代办卷宗,以便要归档时,所有材料都是能随手而得,避免盲目的查找。芇羆蒇羁莀薇芈(6)、,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹材料,要用纸加衬边;纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐;对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件;按宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔或钢笔书写、字迹端正。肅肆芃莁袈蒂袆(7)、根据卷内文件之间的联系,还要进行系统排列、编号等,档案目录要有:全宗案卷目录、卷内目录组合而成。肈膆膇螂薀莄芁(8)、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。袇芆莂膃肈袁薀2、档案室管理规定薆莅袇莀螀莆蚅(1)、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度,严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例,在总经理的领导下,做好公司档案局工作。莅蒅螄螁膈芁薅(2)、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成,己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录,是今后工作考察的主要依据。按国家规定,由档案管理员统一管理,任何人不得据为己有。蒈薅蚈膂袀蒇莁(3)、档案管理员要忠于职守,遵守纪律、保守秘密;当档案管理人员或职责有变动时,应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。膇薅袂薃莇蚀羁(4)、档案室是重要场所,任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固,做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。羆蚅莈羄聿芄莇(5)、保护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。罿螅芅肀螁膀莃3、档案文件借阅规定螇袅腿蒁艿莆蒁(1)、借阅档案(包括文件、资料、图纸、合同),必须填写《内部文件借阅登记表》后方可借阅;秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。薆羅莃袂羁袃莁(2)、目录不给借出,只供在档案室阅;芅肄衿芃葿莇袅(3)、借阅档案局的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则,按反保密法追究当事人责任。莈袀蒂膆袇节莆4、档案销毁管理袃羀虿薇莅膄薁(1)、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料,将超出保管期限的档案或其他原因需要销毁分类列表,填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签认,交回行政管理部。薂肀袄羈肆蚂蒈(2)、行政管理部经理需逐项进行核对,发现不确认项目,应认真查明原因,有必要时,需向总经理请示汇报。蚅肀莀莈蒄芆薇(3)、行政管理部核对清楚,确认后上报总经理。莃膀羂蝿膆肁膅(4)、总经理认为无误后批示,行政管理部牵头实施档案销毁程序。膂芀肀袆蚄芇蚁(5)、实施档案销毁程序时,参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理(或指定责任人)、记录员。销毁过程应做好保密工作,销毁完成后,由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》,参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。羁荿莅芇莆薀衿(6)、销毁完成后,档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。