最标准的会议室使用管理办法.doc

:..羄会议室使用规定莁一目的膁为进一步加强会议室管理,充分发挥作用,提高使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程,现对会议室的使用作如下规定:薆二定义蒄会议室指的是1008室的1个大会议室和1个小会议室。肂会议室用途:公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所,不做其它用途。羈三会议室使用规定1、2、羈2个会议室均由行政部统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理;3、4、袃部门或个人需要使用会议室时,需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使用申请表》,经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室,必须经人事行政部负责人同意。5、6、袂使用原则:先申请,后使用。没有经过申请的部门或个人,在没有冲突的情况下,可以使用,但如有冲突,必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。7、8、聿按申请的先后顺序使用。特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商,由使用者自己协商。9、10、肇遇公司层级的紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重要会议。11、12、节部门及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。超过10分钟未到达会议室的,行政部有权对会议室的使用权另作安排。13、14、薂部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不许超时使用。如需延长使用时,请及时通知行政部,如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室。15、16、肁任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施,安全使用,严禁私自接拉电源,私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏,须照价赔偿。17、18、膅会议室内的所有设施设备,未经允许,不能带出会议室。19、20、羆会议室使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安排,人员接待,会议记录等会议需求,前台接待员可以协助。21、22、莃会议室使用期间,使用部门或个人需保持会议室的整洁,不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为;使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,离开时关闭电源、空调。23、24、袈如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。薇四程序1、2、莅申请流程1)2)肃部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况;3)4)罿部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求;5)6)蚆前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排,并记录在《会议室使用登记表》;7)8)袅前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处;9)10)蕿部门或个人按时间使用会议室。3、4、羁使用流程1)2)肈部门或个人按会议室使用规定使用会议室;3)4)芄部门或个人自行指定人员安排会务工作。5、6、芀交还流程1)2)螈部门或个人使用完毕后,前台接待员检查会议室,发现不按规定使用的,及时要求部门或个人改正;3)4)膇如部门或个人不改正,前台接待员应及时上报人事