VEI人员档案维护手册20页.doc

FMSC服务部编制:审核:审批:目录一、人员档案维护的简要流程1、新建档案2、修改档案3、人员离职二、人员档案维护的要求三、操作指南1、角色设置2、组织设置3、经销商档案维护4、经销商档案修改5、4S店审核6、离职申请维护7、离职申请初审一、人员档案维护的简要流程1、新建档案销售服务店应为新入职员工建立人员档案,完成4S店审核工作,并立即通知区域服务顾问,由其完成下一级审核工作,直至人员档案达到终审状态。以下为建立人员档案的简单流程:建立人员档案业务流程图工作流程R(负责)A(批准)S(支持)I(告知)C(咨询)N新晋员工入职收集维护人员档案所需的人员信息设置人员岗位建立VEI帐号并分配岗位4S店审核人员档案N人员档案生效维护人员档案信息FMSC服务部审核人员档案YY4S店新晋员工直属领导4S店指定专人4S店指定专人4S店指定专人4S店指定专人区域服务顾问区域服务顾问4S店服务经理新晋员工新晋员工区域服务顾问4S店服务经理新晋员工2、修改档案人员档案的信息有任何变化,服务店均需及时修改,并完成审核,特别强调,如果人员档案的岗位等重要信息发生变化,服务店应立即进行修改,并完成4S店审核工作,及时通知区域服务顾问,以便完成人员档案的下一级审核工作,直至终审。修改人员档案业务流程图工作流程R(负责)A(批准)S(支持)I(告知)C(咨询)N人员档案信息变化收集人员档案变化的信息分配人员岗位4S店审核人员档案N人员档案生效修改人员档案信息FMSC服务部审核人员档案YY新晋员工直属领导4S店指定专人4S店指定专人4S店指定专人区域服务顾问4S店服务经理新晋员工区域服务顾问4S店服务经理新晋员工3、人员离职对于离职的人员,应该办理离职申请,并完成4S店审核,并及时上报给区域服务顾问,由其确认、审核;对于离职的人员,不允许服务店将其擅自作废,必须按照离职程序办理。VEI人员离职业务流程图工作流程R(负责)A(批准)S(支持)I(告知)C(咨询)N提出离职申请4S店审核人员离职档案N人员档案离职生效提出VEI离职申请FMSC服务部审核人员离职档案YY4S店审核NY员工/4S店4S店人事部门4S店指定专人4S店指定专人区域服务顾问4S店人事部门4S店总经理4S店服务经理4S店/员工区域服务顾问4S店服务经理区域服务顾问员工部门领导二、人员档案维护的要求为了保证人员档案维护工作的顺利进行,在此再次强调:销售服务店应及时为员工维护人员档案,完成4S店审核工作,并立即通知区域服务顾问,由其完成下一级审核工作,直至人员档案达到终审状态。销售服务店应当指定专人负责维护VEI人员档案,服务经理需对销售服务店服务部门人员的档案维护负责,保证给在职工作的服务人员维护档案,在店里见习的服务人员,可以暂时不用给其建立VEI人员档案,一旦正式录用,必须立即给其建立人员档案并完成审核工作,特别强调,如果销售服务店准备安排见习人员参加一汽马自达组织的培训,必须在提报培训申请前为其建立人员档案,并保证人员档案已经审核完毕,原因是:所有通过认证的人员均以VEI提示为准,人员档案如果不是终审状态,则无法在VEI中给参训学员维护成绩,系统无法识别人员通过的等级。只有在“组织设置”节点里面为人员维护信息后,才能在“经销商档案维护”里面为人员新建档案。以下是在维护人员档案过程中,对一些具体细节的要求:人员应与人员档案一一对应,不允许一个人同时存在两个人员档案,应将不用的档案作废或办理离职手续。在“组织设置”节点中,建立人员的VEI帐号、姓名、密码等信息,并分配岗位;设置“组织属性”对话框中,如下图:“编号”即为VEI帐号,建议按照一定的规律设置,例如按照部门名称和姓名的声母组合形式创建,如fwblxl。如果帐号有重复,可以在后面加上1、2区别;在“名称”中填写人员的姓名,特别注意的是,应当在输入框中连续录入姓名,不要在名字中加入空格、符号等,也不要在此处加入人员的岗位名称;注意,不允许在此处用岗位名称来代替人员的姓名;在维护人员岗位时,应将人员主要从事的岗位名称填写到“岗位”对话框中,将兼职的岗位名称填写到“岗位二”中。维护人员档案时,人员的身份证、性别等信息一定要如实、准确的填写,档案被审核后,此信息将无法更改。三、操作指南备注:“操作指南”参考VEI在线帮助系统相关节点内容。1、角色设置【操作名称】角色设置【操作目的】设置各个部门的工作人员的角色以及角色的工作权限【操作位置】VE-I网络平台->系统设置->用户管理->角色设置【前序操作】无【后续操作】组织设置注意:“角色设置”节点维护的是工作人员的岗位名称,如服务顾问等。例如下图的“利萨”就为岗位名称,而并非人名。“前序操作”是指本步操作之前应该进行的操作内容。“后续操作”是指本步操作之后应该继续做的操作内容。【操作步骤图例】