内勤工作流程.doc

为适应公司规范、持续的发展,更好地适应市场和客户的要求;规范业务内勤的日常工作,为一线销售人员提供准确、及时的服务,制定以下流程。第一部分报价第二部分合同与计划第三部分发货第四部分标书、技术服务第一部分报价一、普通询价业务员电话或传真询价合同计划组做好详细记录把水泵价格渠道分清楚生产部询价采购部询价把公司结算价综合算出来电话或传真给业务员业务员电话或传真询价,每次询价要登记在工作本上,注明询价的日期、询价人、产品型号规格,如公司生产的水泵必须了解:材质、底座、密封形式、普通型还是自平衡型,自平衡型水泵还要记录项目名称,再填写工作联络单给生产部核价。外购产品如电机一类要了解是否防爆,有没有指定的厂家,电机的电压、功率、防护等级、然后填写工作联络单给采购部询价,最后将生产部和采购部所报的价格综合起来填写报价单以传真或电话的形式把公司的结算价格给业务员。二、标书产品报价技术支持部提供产品型号、规格、相关配件等把水泵价格渠道分清楚生产部询价采购部询价把公司结算价综合算出来以书面形式把结算价发给业务员业务员以书面形式将投标价发到总部将将投标价交给技术支持部根据技术支持部提供产品型号、规格、相关配件等把水泵价格渠道分清楚,分别填写工作联络单给生产部和采购部,再通过书面的形式把公司的结算价格传真发给业务员并做好档案保存,由业务员确定的投标价格之后反馈给技术支持部做标书。第二部分合同与计划一、合同评审签单人自评办事处主任签字大区总监或部长签字以书面形式传真到合同计划组销售副总签字总经理签字销售人员签订合同前,先进行合同评审。签单人填写《合同评审表》,客户的基本信息栏客观真实,本处的“签单人”是客户方的签单人。交货日期为到货时间,并与生产部、采购部核实交货时间是否能满足客户要求。合同评审的主要内容为产品型号、数量、成交价、结算价、特殊要求、付款方式、客户资信、信息费用等。以上内容不可缺少,并且必须客观真实。结算价由公司评审部核定为准。信息费用栏目,以百元为单位,只需填写信息费总金额,费用对象、职务、联系方式等基本信息发送销售副总邮箱。二、合同合同要求书面形式。直销合同除款到发货或合同明确约定“传真件有效”外,均需提交合同原件。合同文本以《长沙佳能通用泵业有限公司订货合同》为标准。客户制作的合同文本,不能违背公司合同主旨。合同条款不得违背相关法律法规,不得有悖于订立合同的基本原则。销售人员未经合同评审,或者是合同评审没通过而签单的,属签单人个人行为,造成公司损失的由签单人(或责任人)承担。合同内容与合同评审内容不一致,由签单人负责。合同条款的基本内容:签订时间/生效时间、签约地点产品名称、型号、数量、单价、金额(大小写一致,分项与总额相符)、交货期运费、缷货费、包装要求、交货地点的约定验货、收货的约定,标的物所有权与风险的转移付款方式安装调式时间与质保期的约定违约责任其他约定客户方基本信息:需方单位、地址、法定代表人、委托代理人、电话、传真、开户行、帐号、税号合同签章三、计划合同计划组物资采购计划单销售部长审核常务副总审核采购部执行采购合同回公司后,先交生产部核价员核实签字后,复制三份,一份交生产部安排生产,一份交财务部,一份销售部存档并录入财务软件。及时分解合同,自产产品交由生产部排产,外购产品按合同及技术协议要求,向采购部下达采购计划。第三部分发货流程合同约定交货期必发货申请跟踪生产情况和了解预付款到帐情况通知业务员填写发货申请如需特办有签单人写申请由各销售分部主管审批后反馈至合同计划组,合同计划组跟据物资出门管理制度逐级上报审批签字同意后方可发货。超授信金额5万以下由销售副总审批,5万到10万由常务副总审批,10万以上由公司董事长罗总审批。开具发货单计划组直接主管审核财务部审核开具出门证物流部安排发货物流返回发货单财务联物流托运单财务联整理标价交财务组记账将发货情况反馈至给销售分部助理(发货单号,物流公司名称)第四部分标书、技术服务标书制作流程业务员提交标书申请和标书文件合同计划组做好详细记录给领导签字批准后交给技术支持部跟踪标书进度直到标书完成、顺利寄出业务员进行投标业务员将投标反馈传回总部由合同计划组做好记录反馈给技术支持部和领导业务员或者办事处助理提供标书申请和标书文件到合同计划组(标书申请单上必须有其办事处总监签字),合同计划组做好详细记录工作,比如标书项目、水泵型号、保证金等。然后请示领导签字,交给技术支持部,后协调技术支持部做好标书,并及时跟踪,直到完成标书,并顺利将标书寄出(若时间紧张需要发电了版的必须经过领导签字后才可以发)。业务员投标后还要督促做好标书反馈,及时的将开标情况反馈给公司,并做好记录,反馈给技术支持部和领导。售后流程业务员填写售后服务申请单合同计划组做好记录并给领导签字交到售后服务部彭部长处理合同计划组做好跟踪