档案管理制度论.doc

档案管理制度论文 ,很多高职院校认为档案工作人员可有可无,因此设置的工作人员往往都是兼职人员,这些兼职人员大部分都为非档案专业毕业,档案专业知识和业务能力不足。由于对档案管理工作的不重视,没有定期让这些工作人员参加档案专业知识培训,因而这些工作人员缺少对档案管理知识系统的学习,也缺少对档案管理工作的专业研究,极大地阻碍了高职院校档案工作的发展。档案收集和存储不及时一些高校的档案工作存在收集和存储不及时的问题。一些反映学校发展变化、教学、科研、人事变动的档案材料未能及时收集、补充和更,这就导致无法准确反应学校发展业绩和人员变动情况,对未来的使用查找也存在诸多不便。档案管理制度和程序不规范高职院校由于某些历史原因,档案管理工作普遍还存在制度规范不健全,程序混乱,管理手段落后等问题。一些学校档案利用规范缺失,档案管理部门权责不清,存在脱节情况。还存在归档材料规格不统一,纸张不统一,分类和装订不统一,不便于整理的问题。档案管理程度落后由于大部分高职院校目前都以实现了信息化、网络化、自动化办公,虽然档案管理部门配备了先进的计算机设备,但是很多高校仍旧将档案管理工作停留于纸质管理层面,没有进行电子文档和网络化管理,从档案收集、整理到储存仍然采取纸质上交模式,既浪费资源,又影响工作进度,现代化的管理技术和手段没有被普遍应用于档案管理工作中,这与现代教育事业的发展不同步。 、制度化管理,必须涵盖全方面的、科学的、整体性强的制度管理建设内容体系,笔者认为,至少包括以下几方面: 机构设置要做好高职院校档案管理制度的建设工作,对档案工作归属和管理部门的划分至少要清晰。目前,较合理的高职院校档案部门应归属于校办或领导授权的教务处分管,同时在学校隶属教育局办公室的指导、监督、检查下开展综合工作。而档案室,作为处理学校档案工作的综合部门,要负责收集、整理、分类、统计、保管、催收、存档学校的各级各类档案和相关资料,并及时为需要部门提供档案服务。人员配备档案室要配备专业对口、素质高、业务能力强的专职档案人员,如需人员调动,要按照先配后调的原则,做好档案管理的交接工作。档案管理人员要按照国家对档案管理工作的方针政策工作,对工作尽职尽责,学校对档案管理人员也要按上级要求定期培训和送出学习,并按国家规定,实行专业技术职务聘任制,不断提高档案管理人员的素质和业务能力。硬件条件各高职院校要设置室内宽敞、门类齐全、高效运转的综合档案室用来存放和保管档案。在此基础上要加大资金投入力度,将档案工作经费列入学校预算,配备必需的计算机、密集架、档案柜、复印机等管理装置和设备并引入档案管理电子系统。制度体系无规矩不成方圆。在硬件条件配备齐全的基础上,要加强软环境建设,制定档案管理制度和使用流程。建立归档制度,要求每个部门定期将每项重要活动整理出完整而系统的文件材料。学校档案室要定期催收各部门具有保存、查考、利用价值的各种门类与载体的文件材料,收集整理后集中存档。档案室按照部门分类实行立卷制度,并排列出目录并编排张号以及备考表,装订后存档。存档后要对所有收集的档案进行分类,排列并编号,以便检索时便于查找。每年还要定期编写统一格式的档案年鉴。除部门档案外,个人的教学、