煤矿矿井基建工程档案规范档案资料管理的暂时规定.pdf

关于规范档案资料管理的

暂行规定


临汾煤业公司直属各矿井
随着我公司资源整合工作的顺利开展原始矿井档案资料收集工作及后续
档案管理急需规范。做好档案资料的源头收集、整理、立卷工作确保归档文
件材料的完整、准确、系统、安全是档案管理最基础的工作。档案验收也是
基本建设项目验收的必备项目之一。为此特制订档案资料管理暂行规定。望

各单位认真学习并贯彻落实。

一、成立档案管理领导组

组长公司及矿总工

常务组长综合部及矿综合办负责人

成员各部室及矿各科室负责人

二、主要职责
1.
贯彻执行档案管理的法规和制度。
本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则负责监

督、检查、指导。
2.
建立档案管理网络体系
明确总工分管、综合部办负责、档案室专职档案员及各部门

档案员协助管理的四级管理体系。
3.
负责配备档案管理硬件设施及“七防”措施设备
公司及各矿建立档案室配备电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、
切纸机、三孔一线打眼机、电动缝纫机等。档案库房严格按“七防”
措施进行管理配备密集架、空调、加湿器、除湿机、吸尘器、消毒

柜、温湿度表安装报警器、防盗门窗、灭火器等。
4.
整章建制确保档案管理工作日常化、制度化
按照档案管理有关要求建立各项档案规章制度如《档案工作
“三纳入”制度》、《档案人员“四参加”制度》、《借阅档案管理制度》、

《档案库房管理制度》等档案管理制度制定工作标准和统一的档案

柜架、卷盒、卷皮等档案装具以规范档案管理工作。
5.
围绕档案管理标准化、规范化积极开展工作

按照《重大建设项目档案验收办法》相关规定及基本建设程序对
项目建设各个阶段都制定档案收集、整理的管理制度注重过程管理、
规范管理确保档案完整、准确、系统、安全。一是建设项目工程招
投标及设备招投标开始即注意收集原始资料要求参加人员回来后
立即交档案室一事一立项一事一存档。二是工程建设工程中将
档案工作纳入基本建设质量管理程序和考核奖惩机制中与工程建设
实行同步管理并对相应档案资料的质量、份数、整理、归档移交提
出明确要求在每次检查建设进度、安全与施工质量时候对档案资
料收集、整理工作质量进行同步检查、同步考核。三是在设备到货开
箱检验时档案管理人员参加开箱检验收集开箱原始资料。四是在
收集、整理归档工程中定期召开专题会议有针对性的对归档资料
的完整准确进行规范。

1
附件、兼职档案员工作标准
2
、兼职档案员考核内容及标准
3
、各部室文件整理归档范围及保管期限
4
、基本建设项目文件材料归档范围和保管期限
5
、基建矿井业主、监理、施工单位分类组卷参考标准


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二一年元月十日
1
附件

兼职档案员工作标准

一、职责范围

在本业务部门负责人领导下负责本科室文件材料的形成、积累、整理、归

档工作。

二、工作内容与要求

1
、认真学习贯彻《各部室文件材料归档范围和保管期限表》、《基本建设项

目文件材料归档范围和保管期限》中规定的各项内容。
2
、严格执行“三纳入”工作制度将档案工作纳入职能部室领导的工作议

事日程、纳入本单位发展规划、纳入工作程序。
3
、贯彻执行“四参加”制度及时上报本部室立项并牵头承办的大型设备
仪器购置、基建工程、科研成果鉴定验收等重大项目并将项目验收时间

提前三天通知档案室。
4
、在业务部门专业技术人员的协助下做好文件材料、图纸等预立卷和归档
1
工作具体要求纸质文件材料归档文件材料的种类、份数以及每份文
件的页数均应齐全完整。需立卷文件材料要进行科学分类、不需立卷的文件材
料按件归档所有案卷题名要求简明确切规范编目经专职档案员符合验收
2
后装订整齐上架保管。声像档案声像档案在冲洗刻录加工并配以文字
(3)
说明后由兼职档案员移交档案室。电子档案电子文件资料整理要遵循其
形成规律按保管期限组盘及将相关文件拷贝到同一磁盘、光盘等载体上
按照便于计算机上查找的原则填写卷标专盘内可建立盘内目录表然后移交
档案室专职档案员在有关设备上演示或检测运转正常、确认无病毒、无划伤
4
后入柜保管。实物档案实物档案应在其形成后填写文字说明并将相

应文字说明及表彰通报、荣誉证等一同移交至档案室。
5
、及时放映部科室领导和专业人员对专业技术人员对档案工作的意见和要

求向档案部门