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关于泰国专家组代表来谈的接待策划书班级数学111姓名刘金铭学号110015接待背景:泰国政府为泰国一项大工程招标,4家候选公司参与竞标。我公司是其中之一。泰国政府将派代表团来我公司面谈该工程招标的详细信息,接待成功与否会影响到与其他三家公司在此工程中的竞争结果。接待目的:成功接待该代表团,助我公司成功竞标接待时间:2012年5月15—5月17日接待地点:接送机地点:深圳某某国际机场下榻酒店:某某大酒店接待对象:泰国专家代表等一行六人及其陪同人员接待负责人员:总负责:市场部跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组接待前期准备工作:制发邀请函,邀请外宾,协调时间来回机票预定,至少提前20天预定商务高等仓食宿安排,至少提前半个月预定迎接车辆安排,迎接外宾的车是市长级别(奥迪A6级别)总经理自行开车迎宾(参观人员到达前5-10分钟,提醒相关人员做好迎宾工作)会场接待:1)欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位泰国专家莅临我公司商谈”2)确定接待场所并预约(根据客户人数,级别确定接待场所预定在会议室)会场整理及布置1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新2)摆放会场物品,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发调试投影仪,音响等设备,放映相关资料8,联系陪同人员,翻译根据客户商谈及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:商谈开始前1小时,再次提醒相关人员日程安排(表格形式)日期具体时间行程安排地点 人员备注5月15日上午9:00-9:40到达机场接机某某机场出站大厅公司相关领导代表鲜花、标语等,注意接待礼仪。10:00-11:00接送专家到酒店休息某某大酒店公司相关领导代表1、注意时间、安全2附送日程等资料11:30-12:30午餐自助餐某某大酒店公司总经理以及其他领导人员1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序。注意就餐礼仪。5月15日下午14:30-17:00商谈会议厅公司重要领导及生产部门负责人、公司生产顾问等项目商谈所需各种资料17:30-19:00晚餐西餐酒店公司相关领导代表、公司礼仪小姐、翻译1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序5月16日上午8:00-9:00早餐酒店公司相关领导代表、礼仪小姐、翻译1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序9:30-11:00商谈会议厅公司经理、公司项目顾问等项目商谈所需各种资料5月16日下午12:00-13:00中式午餐接待厅公司重要领导及生产部门负责人、公司生产顾问等1要加置中、西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序14:00-16:00休息酒店房间   19:30---22:00欢送酒会酒店宴会厅全体接待人员及专家1、安排欢送晚会2、加强安保3纪念品5月17日上午9:00某某机场候机楼公司重要领导、礼仪小姐、相关专家、翻译注意相关礼仪经费预算(表格形式) 项目单价数量金额1 餐费自助餐100元/人/天20人/1次2000元酒店500元/一桌2桌/2次2000元2欢送酒会400元/人20人8000元6接送车100元/辆/3天2辆600元7纪念品(手套)100元/对6对600元8双程飞机票4000元/人12张48000元9酒店住宿费豪华房500元/人/天 2天/8间8000元单人房200元/人/天2天/6间2400元合计71600元活动中应注意的问题及细节