公证处信息管理系统用户手册及有关设备建议名单.docx

公证处信息管理系统用户手册及有关设备建议名单.docx请使用“视图=》文档结构图”的方式观看,更加直观概述NOTAMIS是一套全电子化的信息管理系统,系统由客户端(即用户操作终端软件)和服务端(服务器)构成。系统软件有后台和前台两个层面,后台是复杂的数据和数据流处理,前端是操作使用人员的操作介面。使用人员的操作又可分为二个部分:。阅读本手册请注意阅读公共部分的内容和与你的工作相关的指南章节。运行本系统所需的硬件平台可根据公证处规模采购设备,具体设备要求参见运行环境部分。必须知道的概念授权:授权----指系统分配的特定权限。密钥----即KEY,进入系统的钥匙。每个工作人员手上都持有一个记录个人信息密钥。只有具备密钥的工作人员才被允许登陆到公证信息系统上面来,当持密钥工作人员登陆到信息系统的导航界面时,会高亮显示持卡人被允许操作的模块,显示为灰色的为不可操作的模块。受理号:受理号是由系统生成的唯一标识一个案卷的号码。当前台操作员新增一个受理案卷的时候,系统会自动生成一个受理号,此号码是唯一的。在接下来的收费,审查,审批,扫描,翻译,校对,编号,打印,审核,出证,归档等处理模块中,工作人员均可以凭借受理号进行操作。证书编号:证书编号是公证文书的唯一编号,由系统自动生成。对于证书编号有三种可选的操作方式:滚动编号,自动编号,手动编号。滚动编号是当有新的案卷到达证书编号模块的时候,系统将对该案卷的公证书进行编号,并自动提交到下一个处理模块中去。对于无法进行自动编号的案卷,(例如:已经进行编号以后的案卷又退回给了承办)此时到达证书编号模块的案卷将无法进行自动编号,需要工作人员进行手工编号。流程:对于任何一个受理案卷,从一开始的受理操作到最后的归档,系统将记录该案卷的处理过程和信息。工作人员可以凭借流程信息了解案卷的处理情况补错证:包含了补证和错证的两个操作。补错证仅对已经进行归档的受理案卷有效,其操作过程和新做一单受理案卷相似,对其进行各个公证流程的操作。注:对于未进行归档的案卷是没有办法进行补错证操作的,未归档的案卷可以通过退回承办进行修改。退回承办:退回承办是系统的一个错误处理机制。在受理模块后的各个模块中均有一个“退回承办”的功能按狃,需要工作人员手动执行。(例如:有一单受理案卷到了打印模块的时候,打印操作人员发现公证书上面有错误,此时打印操作人员并没有权限对公证文书进行修改,但是她可以将此案卷退回给承办进行修改。)第一部分--公证业务操作流程NOTAMISG2的前台业务包括这些步骤:受理1)公证类别,申请类别,使用地,用途2)申请的基本信息(主申请人 /来源地/案卷类型/联系方式,,, )3)申请人/关系人的具体信息4)申请的事项要求5)申请的证书6)补错证7)扫描材料(可在申请受理时扫描文件)8)承办文书9)打印收件单10)补充材料通知审查11)查看、核对材料12)公证拟文13)审查意见->>送审批翻译14)外文证词翻译校对15)中文证词的文字校对。16)中外文译文和原文的校对。审批17)根据申请和承办人的意见审批公证申请18)审批的结果将决定该申请案卷的流向。编号19)经过审批有误的公证进入编号 ,无法识别或自动编号错误的需人工处理打印20)打印证书(包括存档)收费21)根据受理的申请进行收费。收费可多次收取,余款可退费。22)可依据实际情况进行附加费用的增删。23)可同步打印收据水纹纸管理24)水纹纸进仓25)水纹纸领用26)水纹纸使用27)水纹纸报废28)水纹纸销毁发证管理29)证书的分发30)尚有余款的进行退还31)尚有欠款的在补交后予以发证32)打印相应的流程单归档管理33)档案归档处理主要流程框图如下:一个完整的公证案卷处理应该包括:受理、审查、收费、审批、翻译校对、打印、发证以及最后归档等过程状态。通常情况下处理过程可以回退到特定的步骤,回退后从该步骤重新开始流转。每个步骤的处理都包含授权信息,如果案卷被退回则已有的授权信息也一并消失,必须重新执行后续所有步骤的处理方可完成案卷处理。【例子】一份编号为1888的申请,进过公证员审查拟文后,分管领导审批完成进行打印时,打印员发现文书有错误,将案卷退回承办人订正,则此案卷的‘批准’等信息已经失效,必须重新经过审批->翻译校对->才能流转到打印。窗口操作公共规范窗口排列NOTAMIS的业务终端软件一般都有首页‘任务列表’和多个处理页。首页列表分为上下两栏,上栏列出处理中的案卷,下栏列出等待处理的案卷,右边的工具条列出可以进行的操作。双击等待处理的某个案卷就可以将该案卷调入处理中。双击某个处理中的案卷即可处理该案卷鼠标操作NOTAMIS遵循Windows的鼠标习惯,单击聚焦某个项目,双击进入深一层的介面。右键为弹出式菜单(仅在某些区域有效)。鼠标的