机要秘书岗位说明书一、基本资料岗位名称机要秘书所在部门行政办公室直接上级行政办公室主任岗位定员1直接下级无直辖岗数无二、工作描述:在部门负责人的领导下,负责学校收发文管理、档案印信管理、上传下达等行政工作;负责学校层面的对外接待、会议组织等工作。(1)主要职责与工作任务职责一职责表述:通用职责工作任务根据部门计划安排,完成相关工作;参与学校、本部门组织的培训工作;参与学校的绩效考核工作;及时完成部门负责人交办的任务。职责二职责表述:负责学校文件收发文管理工作任务负责学校各种往来文件的接收、送呈、登记、传阅、督办、归档工作;负责学校拟发文件的拟稿、登记、编号和印发工作;职责三职责表述:负责学校综合档案及印、信、证件的管理工作任务负责归纳整理所有涉及学校的外部图书、报刊、视频、文件资料等档案文件的收集、存档与保管;负责学校公章、党支部印章、工会印章等保管、使用、登记等工作。职责四职责表述:负责草拟学校的各种文件及会议的记录工作工作任务负责草拟学校的通知、函、请示、报告等对外、对内的公函; 负责学校校级会议记录和编纂会议纪要工作。职责五职责表述:参与学校行政会议、活动的组织和安排工作任务协助主任做好办公会议的准备与召集工作;负责学校各种重要会议具体事务的组织和安排;协助学校开展的各种活动具体事务的组织与安排。职责六职责表述:负责学校对外接待工作工作任务负责接待来访客人,安排吃、住、行等具体事务。职职责表述:负责学校信件等资料分发处理责七工作任务负责对学校的报纸、信件进行分类整理并分发给相关人员;负责联系学校信件、物品等的邮寄、快递服务;协助学校人员进行文件的录入、复印、扫描等工作;负责对学校通讯录及时更新并下发给相关部门及单位。职责九职责表述:负责学校日常费用结算工作任务负责每月快递费、住宿费等的结算。职责十 职责表述:负责节假日值班安排工作工作任务负责学校暑假、寒假及其他节假日的值班安排和检查工作。(2)工作权责权责一:对学校归档档案的收集权、管理权权责二:对学校收发文的监督权权责三:对证、照、印、信的具体管理权权责四:对学校办公用品的保管权和使用的监督权权责五:外事接待的建议权和执行权权责六:学校各种会议活动的组织权、建议权(3)工作协作关系内部协调关系学校各部门外部协调关系政府主管机构、相关合作方、其他学校等三、任职资格一、□高中、中专■大专□大学本科□:行政管理、中文、:□1年以下□1~2年■2~4年□4~7年□7年以上行业经验:
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