企业邮箱使用规范及管理制度.doc

企业邮箱使用规范及管理制度为使公司的制度及管理流程更加规范,中通石油集团有限公司的邮箱使用做如下规定:公司为每一位员工配备企业邮箱。默认安装设置邮箱客户端为:用户名为:员工姓全拼+名字首字母@(如“王雪华”他的邮箱名称为wangxh@)用户名严禁改动与调换。邮箱密码修改:第一时间登陆邮箱网页地址邮箱账户属性中个人信息为:本人真实全名。如:王雪华默认信纸规范如下:姓名(10号字体加粗黑色)职务手机号(10号字体加粗黑色)XXX有限公司(10号字体加粗黑色)XXX平台网址:字体加粗黑色)地址邮编(10号字体加粗黑色)2、申请人员管理建立企业邮箱的目的主要是方便外岗人员进行对内联系,为合理有效的使用邮箱经公司领导决定,符合一下要求的人员才有资格申请企业邮箱账号:总公司所有人员,分公司、厂里副经理以上干部;各分(支)营销、项目经理;财务、统计与客户对账岗位人员;3、申请流程申请开通企业邮箱的人员,先提交相关申请给本部门相关人员进行审核和记录备案,经公司总经理审批同意后有行政部门创建邮箱账号。各类、各级任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作沟通与协调必须通过企业邮箱传达完成,否则不予办理。各类、各级的沟通与协调应通过企业邮箱根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成,如属特重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存20个工作日,离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。各级、各层收到邮件后,主接收人必须立即予以回复或转发上级领导,严禁拖沓、推诿、延迟,否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。为保证邮箱的使用与容量效率,每天在岗时间内必须开启邮件软件,并设置成每五分钟自动收取,有新邮件要及时查看,因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严厉处罚。不得在邮件系统内设置除公司邮箱外的个人邮件收发。邮箱的使用与管理由人事部门负责。