自从公司启动了流程梳理与优化项目后各部门都开始如火如荼的开始按照既定的计划开展流程梳理与优化工作。截止目前为止,我参加了很多场流程评审会,发现了一些普遍存在的问题,下面和大家分享几种常见的场景:1、参会的人很多,经常是每个部门都有代表来参会(与其说是参会,倒不如说是旁听更贴切),但评论的人很少,需要决策的时候,一般都是决策人不在现场……2、评审的时候经常都是会议召集者将文件从头到尾一字不漏的念一遍,然后大家再开始评论,结果就会出现到了后面忘记了前面,又回头看前面的内容……3、针对某个文件召开第二次评审会的时候,又会有人将之前讨论确定过的事情拿出来说,结果就出现了该讨论的事情没有讨论,之前确定的事情又反复修订,无休无止……这些典型的场景屡见不鲜,正是由于这些场景的存在导致了我们的流程评审会开得效率和效果都欠佳。为了确保流程评审会的效率和效果,不让流程评审会流于形式,个人觉得会前准备非常关键。究竟会前应该做哪些特别的准备呢?个人建议如下:1、明确会议讨论的内容,确定合适的参会人员。所谓合适的参会人员,我觉得应该符合如下条件:(1)和所需要讨论的内容强相关(或对所需要讨论的内容关系密切)(2)作为某一方(或部门)的代表,具有决策权【注:依据笔者多年的经验,对于评审制度类文件,应该邀请监管部门及强相关部门(影响比较大的部门)人员参加评审会,对于适用部门(即制度文件的遵行部门)只需提前收集意见即可;对于评审流程类文件,应该邀请流程文件对应的业务参与部门实际操作人员及部门负责人参加评审会】2、提前发会议通知,准备会议资料。对于会议通知的相关内容和其他类型的会议类似,在这里我就不多说了。对于流程评审会会前应特别准备如下文档资料:(1)《流程文件说明》。对于首次流程评审会应把流程的主要内容及关键点提炼形成《流程文件说明》文档(最好是PPT的形式)。《流程文件说明》可以让参会人员从全局的角度熟悉流程文件以节省参会人员的阅读时间;(2)《待讨论问题清单》。会前应让参会人
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