法务制度.doc

印章管理制度第一章总则第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章管理关系到公司的生存和发展,为防止不必要风险的发生,维护公司的利益,制定本制度。第二条集团董事会授权集团办公室全面负责集团公司及各分子公司的印章管理工作,发放、回收印章,监督并考核印章的保管和使用。各分子公司总经理在集团办公室的指导下,并由其法定代表人授权,全面负责本公司的印章管理工作。第二章印章的刻制第三条公司级印章的刻制公司成立后,由授权办理公司登记的人员持公司营业执照到当地工商部门指定的印章刻制社刻制公司公章、合同专用章、财务专用章和法人章,并将刻制好的印章带回集团办公室代管,办理交接手续。第四条部门章及其他业务章的刻制公司经营过程中,各部门如需刻制部门章或其他业务章时,应由公司总经理向公司法定代表人集团分管总裁提出书面申请,经其批准后方可由集团办公室刻制,该印章由总经理授权部门负责人保管,并按照本制度的规定使用。第三章印章的领取和保管第五条公司级印章刻制后,由公司总经理向集团办公室申请领取使用,并签定公司统一格式的《印章委托管理合同》,建立《印章保管登记表》,受托人在领取和归还印章时应在《印章保管登记表》上记录签名;在新公司成立后投产之前的工厂建设阶段,由工程负责人向集团办公室按上述程序领取印章。第六条各公司应设置专门的电子保险柜用于公司公章和合同专用章的存放,由总经理保管保险柜钥匙,办公室主任保管密码,不得乱丢乱放。财务专用章和法人章应分开保管,财务专用章由财务负责人领取和保管,法人章由财务会计领取和保管。第七条其他业务章或部门章由总经理授权相关部门负责人保管和使用,并在《印章保管登记表》上记录签名。第八条公司办公室应建立《印章保管登记表》,对印章保管人予以登记和动态管理。印章持有情况纳入离职时移交工作的一部分,如员工持有公司印章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第四章印章的使用第九条印章的使用范围(一)公司公章:主要用于公司对外经营活动中以公司名义签署的各类文件,包括:信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料;(二)合同专用章:专门用于以公司名义对外签订合同;(三)财务专用章:由财务人员依日常的权限及常规工作内容使用;(四)部门章:只能在本部门的职能范围内使用,并不得用于对外签署任何文件;?(五)分公司(分销处)印章:领取营业执照的分公司可以在其经营范围内以自己的名义对外签订文件,未经授权不得以其总公司名义对外签订文件;(六)法定代表人印鉴:用于财务及有关合同事务。第十条印章的使用程序(一)公章及合同专用章的使用程序1、公司人员需使用印章时,应填写公司统一格式的《用章审批表》(包括:印章名、用章材料的名称、用章部门、用章日期和用章次数、留存情况),由其部门负责人从业务角度审核并签署意见,并在用章材料每页背面的右下角签字;如用章材料页数较多,部门负责人可在用章材料的齐缝处签字;2、办公室主任对上述部门负责人签字的真实性审核,如有疑问,应与其确认。同时,对用章审批表填写的完整性、用章材料的规范性、内容的真实性进行审核并签署意见;涉及法律的文件报法务部门审核并签署意见;用章材料内容涉及技术、财务等部门业务的,应送交相关部门负责人审核签字;3、将材料审核意见报总经理确认后,由总经理在《用章审批表》上签署意见,方可履行盖章手续(本款不适用于集团总部),涉及重大事项的材料应报公司法定代表人或集团分管总裁审核确认或公司法定代表人确认;4、办公室主任出差期间,应将保险柜密码委托给办公室文员暂管,由总经理对用章材料审核签字后盖章,密码应于办公室主任回来时及时修改;总经理出差期间,应将保险柜钥匙委托给专人(办公室主任和文员除外)暂管,紧急情况需要盖章时,应先口头请示总经理同意后,方可先行盖章,将材料复印件留存一份,待总经理回公司后及时办理补签手续并在《用章审批单》上注明“补签”字样(本款不适用于集团总部);5、《印章审批单》作为用印凭据由办公室留存一份,定期整理后交文员归档;6、印章原则上不得带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写《印章审批单》,载明用章事项、带出时间、带出人签字,经公司总经理批准后由两人共同携带使用;归还印章时,印章带出人应在《印章审批单》上注明归还日期和已归还;7、印章必须和落款名称相符,盖章应端正清晰,齐年印月(日);签名盖章一起的,必须遵循先签名后盖章的原则;8、用章后的材料必须由申请部门留存备档。(二)其它印章的使用程序其它印章的使用由部门负责人在其职权范围内根据规定的使用范围对用章材料进行审核确认,并在《用章审批单》上签字,总经理负责监督。第四章责任与义务第十一条印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向公司总经理报告,及时公告并办理相关手续,;并责任人应按刻制价格赔偿,给公司造成损失的,还应赔偿