1、档案管理制度.doc

为了加强对档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用档案,更好的为公司的经营管理服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定及公司基本情况,特制定本制度。第一条、档案的归档1、归档的档案范围:,经办公会议通过的制度、文件,总经理下发的文件;、资料等;、协议书;,宣传方案、促销方案等;、方案等资料;、低值易耗品清单。2、归档的档案分类::分为荣誉类证书、资格类证书(营业执照、组织机构代码证、国税证、地税证、统计证等)、其他类证书;:分为采购合同、商场销售合同、资讯合同、年采合同、联采总合同等、其他类合同及协议;:分为财务类文件档案、人事类文件档案、行政类文件档案、会议纪要类文件档案、对外公关往来函类文件档案、其他类文件档案;;:分为广告类档案、宣传类档案、照片、声像类档案、其他类档案。:分为设备类档案、固定资产类档案、无形资产类档案;二、档案的保管1、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政人事部负责归档。2、各相关部门应有档案管理职责,并应在每年元月底向公司行政人事部移交上年度文书档案并履行清交手续。3、各部门应明确规定档案责任人,档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。4、各大型项目等图纸、文字、技术等资料、质量资料由部负责归档。5、各类承包合同、商务合同、协议的正副本原件由财务部归档,其他部门备份存档并由行政人事部实行电脑化管理。6、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由部等业务部门按业务分工负责归档。7、归档资料必须符合下列要求:;、立卷;,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。8、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。9、严格执行公司的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。三、查阅、借阅和复制1、公司人员查阅档案必须填写《档案资料查阅申请表》,查阅本部门业务范围内的档案,由其部门经理签字确认后即可查阅,查阅本部门业务范围以外的档案,经其部门负责人及行政人事部经理签字确认后,方可查阅;2、档案原件一般不外借,确因工作需要,必须填写《档案资料借阅申请单》,借阅本部门业务范围内的档案,由其部门经理签字确认后即可借阅,借阅本部门业务范围以外的档案,经其部门负责人及行政人事部经理签字确认后,严格办理借阅和归还手续,借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。借阅档案资料必须在一周内归还(书籍类为一个月内),期限届满必须及时办理续借手续;3、查阅、借阅档案不得在文件上作任何标记和涂改,以免损坏档案原貌;4、公司内档案未经公司领导批准不得以任何理由对档案资料进行复制。未经公司领导批准任何人无权向外单位提供各种公司档案资料。5、由分管领导定期组织档案责任人、业务