XX公司档案管理制度.doc

XXXX公司档案管理制度(一)公司档案室档案保密与借阅制度为了坚持保密原则,保证档案完整与安全,发挥档案应有的作用,特制定本制度。一、档案保密制度1、档案管理人员必须严格遵守本保密制度;2、不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室,未经批准,不得将秘密档案、资料给无关人员阅读;有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准,非会计部门人员查阅会计档案,须经会计部门负责人批准,方可查阅;不得与无关人员谈论涉密档案内容;销毁废旧档案文件必须履行批准手续,不得擅自销毁,销毁时要严格检查,防止失密泄密;机密、绝密档案要经常查对,以免差错,发现丢失要及时报告有关部门妥善处理;下班时,应将涉密档案文件收起锁好,并关好门窗。二、档案借阅制度1、职工凭个人证件,办理登记手续后方可借阅本人工作业务范围内的档案;2、查阅档案一般在档案室内进行,不得划道、涂改、折卷、损坏或遗失。特殊情况需借出,应经批准、办理手续,但不准转借;外单位人员凭介绍信经有关领导批准后方可借阅,重要的科技档案外借须经公司领导批准;文书档案、实物档案借阅须经公司档案室主任批准;会计档案借阅须经财务部审查报领导批准;借出的档案,不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散、拍照,违者视情节赔偿及追究责任;档案借阅一般不超过二天,如需延长,必须征得同意,重新办理借阅手续;凡外出工作或调离本公司的员工,离前必须归还所借档案;不准代借或转借,借出的档案应按保密制度妥善保管;档案丢失者,应及时提出丢失报告,在没有作出处理前停止借阅。(二)公司档案保管制度为了保护好本公司的档案材料,维护档案的完整与安全,特制定本制度。一、接收档案必须认真验收,并办理交接手续;二、保持档案库房整齐干净,档案入库前,必须严格检查,档案柜内应施放防霉、防虫药剂;三、存放档案必须有专用柜架。在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找;四、底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况,底图存放以平放为宜;五、存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内;六、档案库房每半年要定期进行安全检查,按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求,及时排除档案保管中的安全隐患;七、每年要对库藏档案进行一次全面检查,认真核对,做到账物相符,对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害,必须及时采取消毒杀虫措施加以处理;八、档案库房应配置调控温度、湿度的设施和设备,使库房温度基本保持在14℃--24℃,相对湿度在45%--60%之间的规定要求。(三)公司档案统计工作制度为了有效的管理和利用档案,公司档案室应对本单位在工作和生产活动中形成的全部档案材料的收进、移出、保管、利用等情况进行详细的登记和统计工作。具体规定如下:一、档案管理人员的职责1、专职档案员必须做好本单位档案的进出、保管、利用等情况的登记和统计;2、兼职档案员负责做好本部门副本利用的登记和统计工作。二、档案统计的范围和内容(一)基本情况的统计:机构设置、人员编制、库房、设备条件等情况的统计。(二)档案数量的统计1、归档数量的统计;各门类档案的归档数和年总归档数。档案移出数量的统计;公司档案已超过保管期限,并已作过鉴定需销毁档案的数量和移交上级档