总经办筹建方案.doc

总经办筹建方案总经办筹建方案总经办二○○九年三月前言总经办筹建草案总体思路为:“职”即做什么,“能”即能起到的作用,明确部门工作目标、工作性质“责”即要实现职能应该负的责任,明确部门工作范围、工作内容根据部门职责明确组织架构、岗位设置、人员编制将职能、职责分解到各岗位,编制岗位说明书,明确责、权、利关系根据岗位职责制订对工作结果的评估评价标准和具体的考核办法总经办筹建草案一、部门定位及其职能描述(暨工作目标及工作性质)总经理办公室,简称总经办,系为总经理、集团公司各直属部门及其属下各子公司服务的办事机关,在总经理的直接领导下工作。总经办的部门职能是做好集团公司的“五员”,即服务员、办事员、宣传员、信息员及参谋员。通过为总经理、集团公司各直属部门及其属下各子公司提供服务、处理事务、传递信息,达到为总经理分忧解劳和在总经理的直接领导下为集团公司各直属部门及其属下各子公司排忧解难的工作目标。二、部门职责描述(暨工作范围及工作内容)1、部门职责概述总经办拟建立起和维护好一套科学、完善、可行的公共关系服务系统、管理信息系统和行政事务处理系统,通过上述“三个系统”提供优质高效的服务,准确完备的管理信息及勤奋务实地处理好部门各项行政事务工作来体现其部门职能,达成其工作目标。因此,总经办的工作职责相应分为公共关系服务系统、管理信息系统和行政事务处理系统三大部分:(1)公共关系服务系统包括:总经理访客接待;企业网站的建设及企业网络形象的维护;协助总经理处理及维护公共关系。(2)管理信息系统包括:来电、来函、传真的处理;文件、单据处理(OA系统);办公电脑及局域网络的维修、维护、保养和管理,管理软件的开发、应用和管理;总经理指示的传达、催办、跟踪及落实;内部管理信息的收集、整理、统计、分析、汇报,政策动态研究。(3)行政事务处理系统包括:总经理后勤服务;档案资料管理;总经理的文务、会务及事务;协助总经理处理内部投诉(公司制度上无明文规定的事项)。总经办职能鱼骨图①总经理后勤服务①总经理访客接待②总经理档案资料管理②企业网站的建设和企业网络形象维护③总经理的文务、会务、事务③协助总经理处理及维护公共关系④协助总经理处理内部投诉(制度上未明文规定的)3、行政事务处理系统1、公共关系服务系统总经办2、管理信息系统⑤内部管理的检查监督、政策动态研究④指示的传达、催办、跟踪、落实③办公电脑及局域网络的维修、维护、保养和管理;管理软件开发、应用和管理②文件、单据的处理①来电、来函、传真处理2、总经办工作职责明细一、公共关系服务系统序号工作事项工作内容工作性质责任岗协助岗协作部门1总经理访客接待(1)访客进门,立刻起身,并致以问候。(您好!)(2)引导访客到等候区就座,递上茶水,问询是否有预约后,向总经理请示是否面见。(3)总经理同意面见后,方可引导访客进入总经理办公室。不同意面见,则予于婉拒。(4)重要访客须提供茶水、水果服务。(5)根据总经理指示,负责协助访客到公司其他部门办理事务。主办行政助理总经理秘书行政部2企业网站的建设(1)随时收集或定期征集企业重大发展动态信息。分类、汇总、分析、研究后,拟制宣传文稿充实网站内容。(2)关注行业内知名企业网站,在IT主办的技术支持下推动企业网站的优化、美化及合理化建设工作。主办总经理秘书IT主办行政部、营销部3企业网络形象的维护(1)每天