档案管理制度.doc

厦门中启海外装饰工程有限公司
档案管理制度
XHZ-01 A004
为使公司档案管理科学化、规范化、现代化,参照国家档案管理的有关规定并结合公司实际,特制定本制度。
第一章档案管理范围
凡公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的文件、资料、图纸、录音录像带、磁盘、光盘及有关实物等,均属于档案管理的范围。它包括公司在政务综合、行政管理、经营管理、工程项目、规划设计、法律事务、财务管理、人事管理、采购管理、安全生产管理、客户管理等方面的证照、方案、决议、计划、总结、通知、报告、纪要、请示、报表、账簿、凭证、批复、图纸、合同、协议书、说明书等。
第二章档案管理分工
一、公司档案实行“集中管理、分级负责”的原则。
二、总经办公室为公司档案的主管部门,负责对公司档案的统筹管理及档案系统的维护工作。
三、因档案类别不同,公司档案按以下办法分工管理:
1、总经办公室行政主管负责公司综合档案的管理(包括收集、分类整理、编目、保管、提供利用及对过期或无保存价值的档案提出销毁建议等,下同),另有规定的密级档案除外。
2、财务部会计负责会计档案的管理,具体办法按公司《财务管理制度》的有关规定执行。
3、总经办公室人力资源主管负责人事档案的管理,具体办法按公司《人事管理制度》有关规定执行。
4、营销部负责公司客户档案的管理。
5、安全生产部负责公司安全生产、安全监控、消防安全等档案的管理。
6、采购部负责市场询价、供应商比选等档案的管理,具体办法按公司《采购管理制度》执行。
7、除上述档案资料外,其他档案资料由各部门行政主管负责前期管理并定期向总经办公室行政主管移交档案。
四、未经总经室批准,任何个人不得将公司或关联单位涉及机密的文件、资料等向他人传阅或向外传播。
第三章档案移交
一、档案移交期限
1、部门当年的报批文件,由各部门行政主管暂行保管,并于次年三月份一次性移交档案室。电子报批文件由总经室指定人员列明清单后刻录成光盘,随同书面报批文件移交档案室。
2、公司在工程项目和经营管理中形成的重要文件资料,包括各类证照、上级主管部门的批文及各种合同、协议等,经办人应及时整理,于签订或审批后三个工作日内移交档案室,部门可复印备份存查。
3、公司在项目管理中形成的项目综合资料,于相关业务办理完毕后5个工作日内移交档案室。
4、《项目设计委托书》及设计单位提交的项目工程设计方案等规划设计档案在项目完成后两个月内,一次性移交档案室。
5、项目工程结算或竣工档案在项目完成后二个月内,一次性移交档案室。对于后续签订的零星工程结算或者竣工档案,应于签订后十五个工作日内移交档案室。
二、档案移交要求
1、各部门向档案室移交的纸质文书档案必须字迹清楚工整,使用公司正式文件的纸张、格式,须符合公司规范化文件管理要求,禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔书写。归档的文件材料要完整、系统、准确,一般应为原件。特殊情况只有复印件的,归档复印件需注明原因,并保证该复印件的清晰以及内容与原件的一致性。
2、各部门向档案室移交的照片档案和实物档案,都应附有相应的文字说明。
3、各部门向档案室移交的电子文件必须真实、完整、有效,载体应清洁、无划痕、无病毒,并为加密状态,载体或包装盒上应贴有标签,标明内容、密级、目录等需要说明的资料。
4、各部门向档案室移交合同或协议时,移交部门须同时移交合同或者协议签订对方公司的营业执照(年审有效期内)、企业资质证书(如有)、法定代表人身份证等复印件(须加盖公司公章),法人代表证明书原件。属委托授权人签字的,还须移交法人代表授权委托书原件,受托人身份证复印件(须加盖公司公章)。
6、设计部须在项目完成后,由行政主管将完整的资料移交档案室,所移交的档案须经设计部的相关专业设计师及规划设计部负责人签字确认。
7、工程管理部须向政府城建档案管理部门移交工程项目竣工档案的,应按其要求办理档案移交。
8、工程管理部须在办理工程竣工结算后,由行政主管将两套完整的工程竣工图移交档案室,所移交的每张竣工图都须经工程管理部的相关专业工程师及工程管理部负责人签字确认。
三、档案移交程序
1、各部门向档案室移交档案时,应将所有移交档案资料汇总齐全,经办人应填写《档案移交表》(见附件一)经部门负责人签字确认后办理移交手续,并由总经办公室主任负责监督移交。
2、公司向外单位移交档案时,经办人应填写移交清单,经部门负责人、总经办公室主任、分管副总经理审核,报总经理审批后,方可办理移交手续,并由总经办公室主任负责监督移交。
第四章档案分类整理与编目
一、公司及各部门负责档案管理的人员应将归档的资料及时进行分类整理。档案的整理应遵循文件材料形成的基本规律,保持文件材料之间的有机联系,做到分类科