采购工作流程.doc

采购工作流程.doc采购工作流程为搞好公司的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,防止不良倾向的发生,特制定本制度。采购工作的专业部门,公司所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意不得擅自采购。4、相关人员在采购、收货的过程中,必须遵守职业道德,努力提高业务水平,相互监督,相互配合,共同把关。一、 釆购项目的申请部门根据营业需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存泄额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项口库存量及消耗量。库房储备以外的项冃由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。二、 采购项目的审批、择商、确认、报价与购买经确认实属必要购买项目,必须由库房或使用部门填写申购单,经部门负责人、库管员、分管领导签字,经总经理审批后交采购统一办理。部门所需商品由财务部负责安排采购;3•采购员应按照申购项目进行采购,如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后,应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应,可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈,经过对比、筛选,并报有关领导同意后进行采购。对于零星项冃的采购可安排采购员在市场上直接采购,但要做好釆购监督工作。供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归企业所有,任何部门或人员不得占为私有。对有特殊要求的或需要加工定做的采购项口,申购部门需耍作详细的说明或提供样品,供应商报价时必须提供样品或有关资料,经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。财务部对内要主动与部门保持密切联系,树立服务意识,熟知各部门物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究,掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向各部门提供市场情况及购买策略。7•所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、寧握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作屮要主动与财务部沟通配合,对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部,由其选定质优价廉服务好的供应商。确属疑难采购项口,财务部应及吋与使用部门进行沟通,研究对策,必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报,不得拖延误事。所有采购项冃依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买,其他部门一般不得自行购买。10•在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。三、 采购项H的验收无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系,由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。2•对于不符合采购申请表的采购,库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后,库管员应开立入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。3•库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。5•购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。四、 采购项口的结算采购人员零星的采购可以直接支付