公司证照证书管理办法.docx

公司证照、证书管理办法目的为了规范公司证照、证书的管理和使用等过程,特制定本办法。范围公司全体员工。定义证照:公司企业法人运营所必须的文件,特指企业法人营业执照、组织机构代码证证、银行开户许可证、土地证、房产证。证书:外部机构针对我司或公司产品、设备等出具的代表特定资格、荣誉的文件,一般包括法人主体的证书、牌匾,公司产品、资产及设备等的检验报告、证书、牌匾。管理制度登记对于公司新获得的证照和证书,办理部门或接收部门须及时携带原件在运营管理部进行登记(见附件1),运营管理部对复印件、扫描件进行备案。设定管理部门运营管理部组织设定相关证照、证书的管理部门。证照管理部门负责证照、证书的管理,包括保管、使用、维护等工作。证照营业执照、组织机构代码证、房产证、土地证由运营管理部负责管理证、银行开户许可证由会计核算部负责管理。证书一般情况下,公司法人主体、产品证书由科技项目部管理,设备证书由设备使用部门管理,党、团、工会证书由人事行政部负责管理。保管证照、证书需放置在环境干燥、安全并且较隐蔽的地方,除保管人员外,其它人员不能轻易取得。保管部门需保持证照、证书整体干净、整齐和完整,不影响美观和使用。运营管理部每年一月份根据《证照登记表》明细对证照的保管情况进行检查。借用证照证照原件、扫描件需经使用部门分管领导确认,复印件需经使用部门经理确认后,证照管理部门方可办理借出。证书证书原件、复印件及扫描件的借用,由证书管理部门自行负责并记录。相关要求对于复印件、扫描件借出,须在材料上清晰注明“仅供办理X业务”及有效期字样。对于原件借出,借用部门需承担临时保管责任,且不得在借出期间利用证书作未经公司同意的非法操作,一经发现从重处理。维护(包括年审和变更)年审证照、证书的责任部门负责按规定期限进