广告促销物料及赠品管理制度目的:为加强广告促销物料及赠品的领用和管理,现根据公司实际情况,特制定本管理办法。广告促销物料及赠品需求及计划根据通路市场部提供的下季度促销计划(QPP)中所列的物料和赠品类型及促销活动形式、门店的实际情况和需求量、区域的库存情况,区域在每个季度第二个月的20日前提交该区下个季度区域物料和赠品需求量,提交表格为《X-X月门店赠品POP计划及活动反馈》。根据促销活动要求、费用预算、门店过往销售情况、区域需求量和工厂的库存情况,通路市场部会安排相关物料和赠品的最终采购量,以确保有充足的库存满足市场的需求。通路市场部在活动开展的一个半月前提供该活动的《区域物料和赠品分配表》,将促销物料和赠品的配额分配给各个区域。工厂物料和赠品的领用根据《区域物料和赠品分配表》所分配的配额、门店和人员(促销员和销售)的分布状况以及经销商的供货情况,区域在收到《区域物料和赠品分配表》的第三个工作日内提交《物料需求申请及发放表》,当中清晰列明所发赠品和物料的类型、编号、数量、计划书编号、区域负责人名称及联络方式、发货地址、收货人名称及联络方式、预计到货日期。通路市场部会审核《物料需求申请及发放表》,并提供最终审核版本给工厂客服和区域。如发货地址和收货人资料有调整,区域需通知通路市场部和工厂客服,统一由工厂客服做协调。工厂客服会根据审核后的《物料需求申请及发放表》,给到工厂订单组作为发货依据。如果超过一个区域的物料申请,工厂客服就会编制《物料发放通知表》并完成审批后给工厂订单组作为发货依据。如果物料和赠品领用超过本区的配额,需要经通路市场经理的同意,区域才可领用。工厂订单组根据经过有效审批的《物料需求申请及发放表》/《物料发放通知表》,填写工厂内部的发货申请并经过工厂内部审批后,去仓库提货,安排随该客户所订货物一同发出。工厂订单组每天将广告促销物料和赠品的发货情况通知工厂客服、区域和通路市场部,以便区域销售及时安排收货。工厂库存工厂仓库每月4号前将《工厂物料库存表》发给通路市场部、品牌组、工厂客服和区域,供通路市场部分配额、订购物料和区域领用时参考。存放在区域的广告促销物料和赠品的管理区域负责管理存放在销售区域的广告促销物料和赠品(包括存放在区域办事处、销售或促销人员处及存放于客户处属于我公司的广告促销物料和赠品)。入库存放在区域办事处的广告促销物料和赠品由办事处人员进行验收(如有销售助理的办事处,由销售助理负责),包括对质量和数量两方面。然后根据实收数量填写《入库单》。存放在客户处的广告促销物料由区域经理指定的当地销售人员验收。该销售人员须及时将验收情况反馈给办事处,销售助理根据反馈填写《入库单》。存放在销售人员处的广告促销物料和赠品由负责收货的当地销售人员验收并填写《入库单》。验收中(及使用中)如发现广告促销物料存在严重质量问题,须立即将有问题的广告促销物料数量、残次原因并提供用数码像机所照的相片作为证明报给通路市场部,通路市场部会及时交由采购部解决。验收中发现数量与《物料需求申请表》申领数量不符合,区域须立即和工厂客服部联系并解决。为了更有效管理物料,用作卖赠活动用的价值较高的赠品和物料,原则上不允许区域存放在经销商处,应结合就近的原则存放到办事处或公司人员处,具体的存放地点区域应根据参与活动的门店和人员的分布情况而定。根据工厂订单组提供的发货情况
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