费用报销及员工借款管理制度.doc

费用报销及员工借款管理制度费用报销及员工借款管理制度一、总则(一)为加强公司财务管理,进一步降低非生产性支出,控制费用,规范费用报销和员工借款,结合本公司实际情况,制定本制度。(二)本制度适用于**总部各部门及事业部、办事处的全体员工。(三)本制度所指的费用,指公司为管理和组织经营活动所发生的各项非生产性支出。根据费用发生的频次,公司将费用分为常规费用及非常规费用。常规费用包括办公费、差旅费、通讯费、汽车费及市内交通费、房租及物业费、招待费,运费,其他费用为非常规费用。本制度所指的员工借款,指员工因工作需要办理必要的借支,如预支差旅费、业务备用金等。(四)公司严格按照预算控制费用支出,所有费用均需上一级主管审批,各级审核人员必须加强审核。费用开支应符合“厉行节约、有利工作”的原则;费用发生应真实,并且取得合法、有效的凭据;费用报销应及时;符合公司管理审批权限和程序,超出公司审批权限的费用支出,须经公司的上级主管领导审批。(五)对于2个月以上的经营性个人借款,财务部有权将欠款从其工资中扣除。备用金、周转金、保证金等周转类个人借款不在此列。(六)当月发票需当月报销,因特殊情况不能在当月报销的,可在发生当月的次月报销,但最长不得超过两个月。延迟报销,财务部可退回不予报销。(七)每周二、周四将费用报销单交公司财务部报销,其他时间不予办理报销业务。紧急支付的费用或借款,可申请特批。(八)对于非常规费用,在费用发生前必须经过主管领导及公司有核决权限的领导的审批。2000元以上的非常规费用,须进行合同评审并签订合同。二、费用预算管理规定(一)每年初,各事业部、办事处、职能部门(以下称各单位)制定费用预算,经分管副总审核后报财务经理、总经理核准。-1-(二)各单位须在预算范围内合理开支,财务部严格按照预算进行审核,财务部按月份及累计的费用金额审批。对超过预算及预算外开支,须提前书面报告给分管副总、财务经理、总经理审批。(三)每月10日前财务部将上月各单位费用情况抄送各单位。三、报销流程及各报销环节的职责(一)报销流程1、员工报销流程财务经理审批总经理(或其授权人)审批出纳报销。2、总经理报销流程报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》费用会计审核财务经理审批板块分管领导审核(二)报销人的责任:1、费用的发生要遵守国家法律法规和公司规范流程,并遵循“必要、合理、节约”原则,进行有效的预算和成本控制。2、保证费用的真实性,如实申报费用,严禁私费公报。3、及时获取合法、合规、完整的票据。4、费用发生后正确填写费用报销单据,及时报销费用。5、对于主管及财务人员的询问及问题反馈,及时予以回答和处理。6、报销人委托文员或其他员工代办报销手续的,不能免除报销人的责任。(三)部门负责人的责任1、事前须对业务事项进行合理有效的控制,确认业务事项的必要性、合理性,对成本费用进行严格控制。2、审核费用的真实性,并对所发生费用的经济效用负责。3、负责并审核报销单据填写的规范性和准确性,对费用受益的部门、产品项目、客户群、金额等负责。4、审核费用报销流程的规范性,附件的完整性。5、接受单据后及时予以审核。6、对财务人员反馈的员工报销问题予以关注。-2-(四)财务部门的职责1、审核部门各级审核人签名的有效性。2、审核单据填写的完整性,规范性。3、审核费用报销是否符合规范的流程。4、审核金额的