证章管理制度.doc

证章管理制度一、目的:为加强公司的证章管理工作,避免因管理不当造成损失,特制订本制度。二、范围:适用于公司的所有文件、证照和印章的管理。三、职责:1、人事行政中心负责印章的刻制、保管,检查各部门证章的保管和使用情况。2、各相关部门及指定人员负责使用保管证章,并及时填写《印章发放(备案)登记薄》。四、文件、证照、印章的定义:文件及证照公司的营业执照、组织机构代码证、资质证书等证照;公司合同、评估报告、章程、法人身份证明及文件;与公司有关的政府部门专门文件;公司其它重要文件;公司印章指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部门章、专用章等。公章指对外唯一代表公司形象的印章,代表企业权力、凭信和职责,是企业法人的象征。法人章公司法定代表人、总经理私人印章。部门章刻有公司部门名称的印章。专用章财务专用章、发票专用章、合同专用章等。其他印章质量章、收货专用章、业务章、出库专用章等。印鉴将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。五、文件及证照管理(一)文件及证照应统一存放于人事行政中心,实行专人管理,保证文件及证照的安全与完整。(二)各部门负责办理的公司文件及证照,在办理完毕后,应及时将原件交人事行政中心保存,并做好登记手续。(三)对文件及证照,人事行政中心需进行全程监管,对公司的重要文件及证照进行收集、归档。各部门应配合,将留存在本部门的重要文件和证照定期移交人事行政中心,相关证照年审工作交由人事行政中心负责。(四)借出文件和证照时,须在《文件、证照借出登记表》上注明用途,并经总经理或委托人签批后执行。(五)各部门因公借用公司文件或证照,在办完相关事务后应及时归还。如该部门仍需该文件或证照办理其它事务,应先退还人事行政中心登记后续借,避免在部门积压,同时让人事行政中心的保管人员了解档案或证照去向。(六)必须爱护所借用文件或证照,不得擅自转借,不能损坏或丢失。交还时必须当面交接清楚,保管人员如发现缺失或损坏,应及时报告有关领导。(七)对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失,全部由借用人员承担,公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任,相关人员也要承担一定的连带责任。六、印章的管理(一)、指导思想:公司实行严格的印章管理制度,加盖印章应填写《印章使用申请表》,报总经理或授权人批准后方可加盖印章;(二)、印章使用范围1、以公司名义发出的文件应加盖公司公章。2、公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票,加盖公司公章、财务专用章及法人章。3、以公司名义签订的合同,在每页中缝加盖骑缝章,有校对的地方加盖校对章,落款处加盖公司公章,视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、纪要等。(三)、刻制、更换印章流程凡需要刻制或更换印章的部门,由申请部门填写《刻制印章申请表》,经分管领导审批后,向人事行政中心提出申请,最终经总经理审批后,方可刻制或更换。(四)、公司印章的登记保管责任印章类别保管责任人保管和发放登记程序所有印章指定专人1、公司印章刻制好后,统一由人事行政中心制作印鉴;2、印章领取人在《印章发放(备案)登记簿》签字领用,存档备查;3、将印鉴归档保存。(五)、公司印章使用审批规定:印章类别审批流程公章合同专用章凡需使用公章、法人章、合同专用章,申请人必须填写《印章使用申请表》,随待批文件交总经理或委托人审批。财务