企业合同管理信息化解决方案.doc

不论是哪个行业的任何企业,经营活动都离不开合同。但是,与客户签订合同,只不过是播下了种子,真正的收获离不开精心的耕耘,这就是合同管理。一、合同资料是企业的金矿   据统计,合同执行出现问题,有80%是因为内部管理,只有20%是因为政策环境等外部原因。可见,提高合同管理能力对于一家企业有多么重要。   合同管理包括从起草开始、一直到执行完毕后的存档和日后的查阅,以及随时需要的统计分析。海量合同数据的归档查询会占用企业大量的人力、时间和空间资源,而且仅靠人力很难做出精确的统计分析,就不能为经营决策提供应有的依据。   合同管理信息化为加强合同管理提供了有力的帮助,不仅可以及时为销售和业务人员提供有效的帮助,及时处理合同相关问题,确保按期收付款项,而且可以进行精确的统计分析,为企业经营决策提供准确的依据。   企业合同资料数量很大,而且查询、统计、分析工作频繁,因此对IT系统的性能和容量提出了很高的要求。此外,合同资料敏感度高,各级权限限制严格,越权操作、恶意破坏、意外故障,都很容易对合同业务造成不可弥补的损失,因此对IT系统的安全性、可靠性提出了额外的高要求。二、为石合同管理软件提升合同“含金量”   合同签订后,履行过程的监督是个难题。在一些业务繁忙的企业中,合同在签订后经常出现跟踪不利、监督不严的情况,甚至直接导致合同执行不到位,造成经济损失。为石合同管理软件合同管理好比“炼金术”,帮助企业从合同文档中提取出极具“含金量”的信息,避免合同执行中的各种疏漏。   例如,为石合同管理软件专门设计了合同个案进程监督功能。用户只需要在合同签订时,对合同的各个阶段进程、相关责任人、对方执行人、执行时间等信息进行登记,系统就会在指定的时刻,自动通过Email和手机短信对相关人员进行智能化的提醒和提示,从而对推动合同执行和监督会起到积极的作用。   另外,在企业中,由于合同执行阶段繁多、款项众多,往往给财务工作带来巨大的困难。针对这个问题,为石合同管理软件设计了合同个案收付款项登记功能。与合同履约进程相似,为石合同管理软件会在合同签订时对各个收付款项进行登记,并且在收付款执行完毕后登记建档。合同收付款发生前,系统的监控进程会主动给相关人员发送提示信息,提请各相关人员注意。收付款执行完毕后,系统会自动向项目负责人发出款项收付完毕的通知。   具体来讲,为石合同管理软件可以帮助企业做好以下工作:   根据客户或合作单位的资信信息,以及历史交易记录,自动进行信用评估   支持范本创建合同、历史合同复制、扫描件合同,支持多版本合同的历史追溯   提供在线编辑和修改痕迹保留,可以将合同分拆为多个履行进程,每个履约进程有单独的金额、期限、交易方式等属性   自由工作流平台,支持多种流转方式,准确记录流程历史;可以对合同文本进行批复和建议,支持修改痕迹保留   提供完整的合同法和转向法律法规查询   支持电子签章;提供信息提示,可以将合同签订的信息发送给相关人员   大容量数据库,支持多媒体、数据、图片等多种格式,经过十万条记录的压力测试;提供自动备份、