文书档案管理制度.doc

文书档案管理制度文书档案管理制度一、文书档案管理概述文书管理也是办公室行政办公管理中的一项重要工作。办公室制定文书管理制度,就是要使文书管理走上系统化、规范化、标准化、信息化的轨道,以提高办公效率。档案管理是文书资料管理中的一个重要组成部分。办公室中重要的文件资料都具有一定的时效性,需要妥善管理,这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。档案管理制度是办公室为了使本部门重要的文件资料,能科学及时分类整理,归档保管、有效传递使用、提高档案管理的质量与效率而制定的。二、文书档案管理制度和表格◎文书管理制度第一章总则第一条为确保文书事务顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率,特制定本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表、、领取与寄送,原则上由总公司总务部负责;,另有文书管理细则作出规定。第二章文书的收发第四条到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要点处置:,分送各部门;,直接送收信人;,必须立即退回办公室。第三章文书的处理第五条文书按机密程度可分为以下几类:。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书;。指不宜向局(公司)以外人员透露内容的文书;。指次重要并且所涉及内容不能向局(公司)以外无关人员透露的文书;。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论;。指在局(公司)内部传阅或传达的文书。第六条普通文书的处理原则如下:、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理;,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理;,必须与各部门商议后方能处置。第七条机密文书的处理原则如下:;,原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄;,原则上由信封上所指名的人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代文件所指名者,不受本条规定的终束。第八条文书的阅览原则如下:,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。,必须附上“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。第九条与各部门有关的文书,在处理意见上如果存在分歧,则由文书的主部门出面进行协商,如果不能协商一致,上报或请示上级领导,由上级裁决。第四章请示审批第十条凡涉及局(公司)重要事项的,都必须经请示并获得党组例会裁决和公文批复之后,方能实行。第十一条须请示审批事项如下:;;、解除与变更;;、申请等;、建筑物以及事务所权利的购买与转让;;;,不急用或不需要物品的转让或廉价出售;、修改与废除以及费用开支的修订;;。第十二条请示审批者为各基层单位负责人和各部门负责人以及以此为标准确定的其他主管。第十三条请示审批的事项,必须以提案文书的方式,经审批者呈交。如果事情紧急,允许直接以非文书形式请示,但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十四条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。第十五条请示提案文书必须编号,注明起草者或请示者、所属部门,并签名盖章。第十六条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定,则以请示提案书(副本)替代批复返回,并请有关部门予以执行。第十七条请示提案原本归后勤保管。第五章文书的制作第十八条文书制作要领如下:,一事一议,语言措辞力求准确、规范;,加以证明的必须作出交代,必要时附上相关资料与文件;,并署上请示审批提案者姓名;,修改者必须认真审阅原件,修改后必须署名。第十九条文书的起草必须征得主管同意,并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化"的过程与结果。文书的草案必须予以保存。第二十条重要文书,必须经过公证,并且在正式文书形成前,掌握并附上具有价值的证据或证明文件。第二十一条文书的署名按下列规定进行:(公司)内文书,如果是一般往