零星材料管理制度.doc

零星材料管理制度零星材料管理制度为规范零星材料的采购、领用、验收、分摊以及成本核算,明确零星材料的管理责任,特制订本管理制度。一、适用范围本制度适用于公司总仓、各项目部以及维修班组等使用各类零星材料时的管理。二、管理职责(一)材料处职责1、负责零星材料的询价、审批和购买;2、负责办理零星材料调拔的审批手续;3、负责审核各项目部上报的零星材料分摊是否合理等情况;4、负责零星材料款项的审批支付;5、负责参与零星材料的验收;6、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。(二)总仓职责1、负责按制度办理零星材料的出入库手续,并建立好台帐;2、负责参与零星材料入库验收;3、负责做好在库零星材料的日常管理工作;4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。(三)项目部职责1、负责做好零星材料的领用、分摊手续,并建立好台帐和每月报表,按时上报公司材料处、督查处、土建公司等部门;2、负责做好入库零星材料的验收;3、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。(四)土建公司职责1、负责监督各项目部做好零星材料的领用、分摊等工作;2、负责处理各项目部在零星材料分摊过程中存在的问题;3、负责参与零星材料的采购询价;4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。(五)督查处职责1、负责参与零星材料的采购询价;2、负责监督各项目部、总仓是否按流程做好零星材料的领用、分摊以及是否建立好台帐、月报表;3、负责参与零星材料的验收;4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。(六)财务处职责1、负责参与零星材料的市场询价或对材料处、督查处等处室的提供价格进行核实;2、负责审核材料处、总仓、各项目部的零星材料台帐;3、负责审核零星材料采购款的支付依据;4、负责审核零星材料分摊帐务;5、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。(七)其他相关处室职责1、质安处负责对塔吊、井架、人货梯等特殊零星材料进行当面询价、参与确定供应商以及对材料款的支付进行审核;2、物业公司负责对于维修类零星材料的到货验收;3、维修班负责对维修使用的零星材料进行领用、明确分摊以及验收等工作。4、房产工程处负责对维修班做出的维修零星材料分摊进行审核确认等工作。三、零星材料的询价采购规定(一)先询价审批后采购。由材料处根据各项目部、总仓或维修班提报的零星材料采购需求,由材料处等处室通过以下三种方式先进行当面询价:1、由材料处根据采购需求,发出采购询价通知给督查处、财务处、土建公司等处室,然后分别进行市场询价;询价通知上注明发票、运输方式、付款支付方式等要求,口径一致,否则会导致材料处与其他处室询价有出入。2、由材料处先进行市场询价后,然后将询价单发至督查处、财务处、土建公司等处室进行询价审核。3、由督查处、财务处、土建公司等处室向材料处推荐供应商,然后进行询价。为不影响施工进度,上述询价各处室必须在材料处规定的时间内完成,并按照同质材料的最低价作为采购价,经各处室会签后由材料处上报总经理进行审批,审批后材料处方可进行实际采购。对于采购量比较大的零星材料,必须通过招投标流程进行,具体参照《材料招标采购管理制度》执行。如是通过询价方式进行零星材料采购的,询价单经总经理审批后有效期为一个月;如超过一个月采购该类零星材料的,价格没有浮动的,则由材料处写情况报告,经各处室汇签后上报总经理审批,按已审批的询价进行采购,原询价单的有效期可从情况报告审批之日起再延长一个