公司档案管理办法.doc

档案管理办法FX/QG-XZ-03第一章总则第一条为提高档案管理水平,规范档案工作程序,系统保存企业资料,有效保守机密,提高档案利用效率,依据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规,结合本企业工作实际,特制定本办法。第二条档案管理,遵循“归口管理、分级负责”的原则,确保档案的完整与安全。本办法适用于集团及下属企业。第二章档案范围第三条本办法所称的档案,是指集团及下属企业在行政管理和生产经营活动中形成的,记录并反映集团经营管理过程、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等资料。包括公文文书、人事、财务、审计、法律事务、技术、证照等。第三章管理职责第四条集团总裁办是全集团档案的管理部门。事业部、子公司综合部或办公室是本单位档案管理的责任部门。各单位、部门行政主要负责人是本单位、部门档案管理的第一责任人,对任期内本单位档案管理负总责,其间因为档案管理而发生的任何问题,均由其负领导责任。档案专管员负责按照本办法的规定具体管理本单位(部门)全部档案。第五条集团及下属各单位均应设立档案室或档案柜,配备兼职或专职管理人员,分级负责档案的具体管理工作。第六条集团总裁办负责集团机关档案管理,并对全集团档案工作进行规划、指导、检查、考核和培训等。第四章资料点收和归档第七条工作职责(一)公文文书、综合性材料类:由综合部门点收;(二)人事劳资类:由人事或综合部点收;(三)财务类:由财务部门点收;(四)工程、技术类:由专业部门点收;(五)法律、审计类:由法务、审计部门点收;(六)证照类:由综合部点收。第八条资料点收及归档范围凡属本办法涵盖范围内的所有文字、图表、声像、电子文档等资料,均须全部归档。(一)集团档案室归档目录清单1、集团公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;2、集团股东会、董事会、监事会形成的文件材料;3、本集团历史沿革、大事记及反映集团重要活动的剪报、照片、录音、录像资料等;4、集团副职以上及集团总部人员人事档案资料;5、集团证照、印章;6、集团收购、变卖资产等重要文件资料;7、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。8、集团制度体系、会议纪要、内部发文(包含总裁批示后的各项工作流程、决定等)、董事会会议记录、总裁办公会会议记录;9、项目批文、合同;10、集团下发文件。11、财务管理、资金信贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);12、各相关业务单位往来函件;13、集团签定的各类合同(含商品房买卖合同);14、重要项目招投标文件资料;15、审计报告;16、集团及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划。17、其他具有法律效力及保存价值的文件;(二)单位(部门或子公司)归档目录清单。1、集团下发文件及本单位(部门)制发的文件。2、证照、印鉴。3、工程立项、报建、建设、竣工、质监、安监、权证办理等一系列资料文件(具体按照房地产事业部《档案管理规定》及附件目录进行整理);4、单位实施或完成的项目资料(从谈判、接洽开始形成的文件开始到项目操作完成止,单项目进行归档)5、与当地政府职能部门往来函件;6、单位(部门)签订的经济合同;7、客户、特约商家资料及信息管理;8、公司的媒体宣传资料、销售报表;9、财务会计凭证、账册、月度、年度财务报表;10、各部门(