业主档案管理规定.doc

业主档案管理规定业主档案管理规定作者:佚名时间:2008-9-19浏览量: . 。 。客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。 : 由客服组前台对业户档案的管理,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。 。收楼资料; 收楼证明书; 管理规约签约页; 楼宇遗留记录; 业主身份证复印件; 《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。; 《物业服务合同》《业主家庭情况登记表》《物品资料及钥匙签收表》《业主证领用登记表》《业主收楼房屋检查情况表》《违章处理通知单》业主的有关证件复印件。其它应保存的资料。 、分类: 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找; 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写”业主档案资料情况”表; 资料收集按先后顺序主要分为三大部份: 业户资料归档时间和更新: 客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台; 前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档; 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理; 客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性; 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理; 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。 : & 业主档案管理规定作者:佚名时间:2008-9-19浏览量:nbsp;查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由; 经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料; 属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅; 属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取; : 业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁; 电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新; 违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理; 泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。 : 对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立”业主档案”,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。业主档案应永久保存。将各业主资料输入电脑进行管理。 。 《业主档案目录》