办公用品管理办法细则.doc

办公用品管理办法细则.doc:..办公用品管理制度为规范公司办公用品的采购与使用,使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法。二、适用范公司内部所有部门及分公司办公用品的采购。三、管理部门办公用品的管理部门是综合行政办公室,由办公室主任监管执行,采购由后勤保障部实施采购。日常管理K办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等,同时遵守固定资产管理制度。2、办公用品如分配为个人使用的,由个人自己负责管理,如计算机、笔类、尺类、橡皮等;如为部门业务共同使用的,由部门负责人指定专人管理,如打印机、复印机等。3、 公共财产发生损坏时,使用人或责任人需负相应的责任。4、 员工要爱护所有公司的公共设备,离开办公室,要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具,保证安全。5、 任何人未经领导批准,不能将专用办公设备带出办公地点,否则一切后果自负O五、采购管理1、 办公室所有办公用品的采购工作,统一由后勤保障部办公室进行。2、 各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由办公室主任填写《物品采购申请单》,交后勤保障部进行审核及采购,具体物品发放依据实际采购情况而定。3、 办公用品采购的一般程序为:A、 办公室主任定期向各个部门统计需采购物料,填写《物品采购申请单》(附表一);B、 后勤保障部确认库存无可用或可替代的物品后,按照规定权限办理审批,填写《物品采购计划表》(附表二),并报告办公室采购人员;超出办理权限(即大件物品),即由后勤保障部上报企管办审批;C、得到采购许可签字后,一般办公用品由公司制定配送公司送货上门,验收完毕后签字确认,即可在财务部核销账目;大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序,购买后凭签字签呈核销费用。D、 仓库管理员将物品发放给所需部门,部门负责人在《物品领用登记表》(附表三)签字确认;E、 相关领导按规定进行批准权限审签,后由财务部核销费用。4、各部门若需采购临时急用的办公用品,由部门主管填写《物品采购申请单》(附表一),并在备注栏内注明急需采购的原因,经财务部审核后报总经理批准,后由采购部实施采购任务。5、公司车辆要严格执行定点加油和定点维修制度,并接受后勤保障部的监督指导。6、对单价大于100元以上物品的采购,应先进行询价、比价、议价,并将最终议定价格呈报企管办,经同意后方可实施采购任务。六、 用品入库K办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由办公室主任登记入库;对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。2、 物品采购发票应由办公室主任签字确认入库后,方可报销。3、 办公室主任须对办公用品做到分类存放,码放整齐,清洁有序。4、 要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立办公用品管理台帐,做到入库有手续、发放有登记。七、 办公用品的领用K一般办公用品的发放,由办公室主任依据《办公用品领用标准表》(附表四),在登记好《办公用品领用登记表》(附表三)后,直接发放给使用部门或个人。2、 领取时,领取人须在《办公用品领取登记表》(附表三)上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时,领取人须在购物发票上签字。领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由接待承办部门或接收此物的人员在购物发票或《办公用品领用登记表》(附表三)上签字。3、 员工领用单价在100元以上的物品,须经部门主管核准同意。4、 领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。5、 特殊办公用品的发放,应由后勤保障部指定专人负责,经使用部门或分公司办理有关领用手续后,交使用部门或分公司具体使用和管理。6、 领取的原则是:工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用。7、 办公用品管理部门及人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则保管员有权拒付。八、 办公用品的保管K办公用品由办公室主任统一保管。2、 库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。3、 批量购入的办公用品应即时入库存储,物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接,在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字。4、 加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随