xx县气象局文件材料和文书档案管理制度.docx

xx县气象局文件材料和文书档案管理制度————————————————————————————————作者:————————————————————————————————日期: xx县气象局文件材料和文书档案管理制度第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》的有关规定,为了加强档案的管理工作,有效地保护和利用好档案,特制定本制度。第二条本制度所称的档案是指过去和现在的气象部门从事相关活动中所直接形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条全体干部职工有依法保护档案的义务。第四条档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,逐步推进档案的电子化工作。第五条各部科室要指定专人负责档案管理工作。第六条档案工作由局办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管,并监督各科室的档案工作。第七条局办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理科学化。第二章文件材料归档范围和文书档案保管期限第八条本制度中的单位文件材料是指单位在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第九条单位文件材料归档范围是:(一)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设、事业发展和历史研究具有利用价值的文件材料;(二)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;(三)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料;下级单位报送的重要文件材料;其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。第十条单位文件材料不归档范围是:(一)上级单位的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料,任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;(二)本单位文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,单位内部互相抄送的文件材料,本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;(三)同级单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;(四)下级单位的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。第十一条凡属单位归档范围的文件材料,必须按有关规定向本单位负责档案工作的单位移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。第十二条单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第十三条永久保管的文书档案主要包括:(一)本单位制定的法规政策性文件材料;(二)本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;(三)本单位职能活动中形成的重要业务文件材料;(四)本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;本单位机构演变、人事任免等文件材料;本单位房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;(七)上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料;(八)同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。第十四条定期保管的文书档案主要包括:(一)本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料;(二)本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;(三)本单位人事管理工作形成的一般性文件材料;(四)本单位一般性事务管理文件材料;(五)本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;(六)上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料;上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料;同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料;(九)下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第十五条单位对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。单位应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应当与文件正本、定稿一并归档。第十六条单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档,其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十七条在编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应当全面分析和鉴别本单位文件材料的现实作用和历史价值,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第三章档案借阅及利用第十八条外单位来本档案室利用档案者,须持单位介绍信,经本局主要领导批准后,方可查阅。第十九条利用档案者须按介绍人提示的内容和范围,认真填写《利用档案资料登记表》,超出利用目的和范围,不予查阅。第二十条利用档案者如需要复制(缩微、拍照、复印、摘抄)须在《复印档案资料申请单》中填明所需复制内容,经局领导审批后,方可复