长宏公司加油卡使用管理规定.docx

湖南长宏新能源材料有限责任公司加油卡管理规定(讨论稿)为减少因加油产生的现金流动、降低行驶运输途中的现金使用风险、提高费用报销和费用结算的效率,结合国家“营改增”的税务改革,公司决定自2016 年 6 月起对公司公务车辆和运营车辆全面实施加油卡管理,为规范公司加油卡的日常使用,特制定本管理规定。(一) 公司加油卡的适用范围因公司业务开展需要使用的:公司自有、公司高管与员工私车公用、及租赁的运营车辆,包括:轿车、货车、铲车、挖机等车辆。(二) 加油卡供应商的选择1、选择中石油、中石化、中海油等二家以上大型企业作为供应商;2、遴选基本原则:通过价格、网点、服务质量来选择供应商;3、不定期与供应商进行商谈,通过竞争取得主动权,获得好的效益;4、综合部负责遴选合适的供应商;综合部应充分了解供应商的促销时间与政策,降低采购成本。(三) 公司加油卡的日常使用管理1. 油卡的开设与保管综合部是公司所属车辆加油卡的归口管理部门,根据每部车的车况和车辆月平均消耗燃油费,由车辆管理人将主卡(总经理保管)所购燃油进行分配充值,并将驾驶员所驾车辆牌号、对应加油卡卡号、加油卡充值时间、金额、余额等录入电子文档存查。财务人员负责车辆加油费用的审核、分析等。加油卡分为主卡和副卡,其中主卡一张由总经理保管,副卡由各运营车辆的驾驶人或主司机进行保管,实行一车一卡制度,每张加油卡限定车辆车号(挖机、铲车等租赁车辆除外),并设密码保护。申请人填写《加油卡领用申请表》申请领卡,每张卡必须严格执行个人领用签收程序,各领用人对油卡的保管和使用负责。一旦油卡发生遗失本人必须及时申请挂失,由此产生的油卡工本费和由此造成的损失由其本人负责赔偿。2. 油卡的充值与分配1) 主卡采用预存款制,由综合部财务根据主卡的实际使用情况进行金额预存,确保不影响其他副卡的正常业务使用;2) 公司自有车副卡的充值,由使用部门填写《加油卡充值申请表》,经部门、财务审核和总经理确认后,综合部出纳依照已审批的《加油卡充值申请表》,通过主卡将金额划拨至副卡;3) 私车公用车辆副卡的充值:以私用为主的私车公用车辆充值:根据公司总经理办公会议决定,确定每月充值金额,按月定额充值;以公用为主的私车公用车辆充值:以“实际工作需要”为原则,按需充值。不得随意滥用或盲目多充。车辆在卡内结余 500 元时可提出充值申请;由私车车主(或驾驶人)填写《加油卡充值申请表》,经部门确认和会计的审核后,总经理批准后,出纳依照已审批的《加油卡充值申请表》,通过主卡将金额划拨至副卡;以私用为主按月定额充值的私车公用车辆每年申请一次;4) 租赁车辆副卡的充值,由车辆使用业务部门根据工作需要,根据租赁协议,填写《车辆加油卡申请表》,经部门、财务审核和总经理确认后,出纳依照已审批的《车辆加油卡申请表》,通过主卡将金额划拨至业务车辆副卡;5) 综合部应按时填写《加油卡充值台帐》;6) 综合部每月的 1 号(节假日顺延)定期将主卡和各副卡日常充值情况汇总整理,将《车辆充值、油耗情况汇总表》提交部门、综合部和总经理确认,并于 3 号(节假日顺延)在公司月度工作例会上报告、并且在微信群内公布所有车辆持卡人油费使用情况。3. 充值油费的发票与报销1) 综合部每月末根据各副卡的实际使用金额,统一要求定点油站开具增值税发票;2) 综合部每月不超过 2 次根据各副卡的实际使