工作流程改善建议专题课件.ppt

现有合同流程的弊端2、钉钉合同审批组对合同提出一系列修改建议后,经流程发起人更新提交,审批流程中断。3、钉钉合同审批通过后,乙方合同审批组提出修改建议,经流程发起人更新提交,审批流程中断。4、合同审批通过并由公司打印,(传递给项目部人员或直接)交乙方盖章,乙方盖章完(传递给项目部人员或直接)交公司盖章,公司盖章完再(传递给项目部人员或直接)交乙方开发票…………1、微信合同审批群,无法清晰确认所有审批人都审批通过,一旦手机或电脑清理内存,会找不到以往的记录,难以追朔。低效!内部结算凭证签字流程弊端1、项目人员到公司找凭证专员开具凭证,如资料不齐或书写错误,则需返回项目部重新准备资料后再跑一趟;2、凭证专员开具凭证后,项目人员需要再找项目经理、蒋总、刘经理、何经理以及乙方领款人(这又涉及到提前通知乙方到公司,否则就只能把凭证带回项目部)签字,再到中鼎交给财务。如其中任何一个人临时不在,项目人员可能还需要再来成都一趟。金额较大时,往往不适合交给他人代找领导签字,也担心凭证丢失;如将凭证直接交给供应商(特别是外地供应商)让他们自己找人签字,供应商可能连门都找不到…………给人失礼的负面口碑,且易诱发其它风险。高昂的时间成本!合同流程改进建议1、由公司总经理牵头,法务部主导,各部门配合,对现有材设采购合同模板进行精简,或针对不同类型的合同编制专门的合同模板,减少可变因素。从而降低在合同审批中出现异议的几率,同时也缩短了审批时间。2、并行审批,有效利用电子邮件的“抄送”和“回复全部”功能,(除建议个人设工作邮箱外,也建议每个部门设专用邮箱)合同审批发起人通过电子邮件将合同发往项目部负责人(或部门负责人)并抄送至审批组,如经审批无异议,则将乙方合同审批人和我司印章管理员加入抄送,乙方则通过“回复全部”表达异议,我方的审批组成员就可同时与乙方磋商,而不是仅仅由流程发起人来“撮合”。经流程发起人根据甲乙方建议修改合同并以附件形式全部回复后,甲乙方审批人终审合同。如均回复同意,则印章管理员直接打印合同并快递至乙方盖章(其中涉及的中科、鼎晨、元鼎之间的合同则直接盖章快递至审批流程发起人)。乙方盖章完毕直接快递回印章管理员盖章,甲方盖章完毕,留原件并直接快递剩余合同至乙方和甲方流程发起人,并回复邮件附运单号结束流程。流程发起人可根据需要将邮件备份至部门邮箱或项目部邮箱。电子邮件可永久保存,同时也有来往时间记录!负责人甲方审批组Email发合同至负责人,同时抄送至公司审批组审批组提出建议,交发起人完善(一并全部回复)审批组回复时添加抄送乙方和甲方印章管理人,一并全部回复“同意”乙方甲方印章管理员一并全部回复“同意”打印合同一并全部回复提出异议发起人甲方人员同时收到乙方回复,并行磋商(一并全部回复),直到意见一致简化便捷的盖章传递内部结算凭证签字流程建议1、公司领导们不是已经通过钉钉流程