前台工作规章制度.docx

前台工作规章制度一、前台人员的穿着及相关仪表要求1、前台人员须每天着淡妆上班。2、头发干净整洁,不油腻不披头散发,烫染夸张的头发须扎好在脑后。3、上班期间注意着装、服装正规、整洁、完好、无污渍,扣子齐全不漏扣。4、坐姿不得歪斜、懒散,应保持良好的精神状态。5、不能佩戴过多的首饰,首饰应和着装相互配合。二、环境卫生、办公设施的保持和检查1、每天早上 9:00 打扫前台周边卫生,整理前台物品,保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐;2、每天上午巡视公共区域的绿化状况,保证舒适良好的工作氛围,如有问及时更新;3、每月补充购买后勤保障用品及办公用品(卫生纸、纸杯、清洁用品、硒鼓、墨盒、办公用品等),保障公司后勤配备;4、每月缴费水、电、公司座机费用,并在每月月底为公司员工缴纳次月移动话费。5、下午下班前对办公区的巡视,查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况。三、办公用品的出入库管理1、 填写办公用品领用表。2、到综合部文件柜中领取对应要领取的物品,核对表格的信息。3、让领取人确认物品,签字。4、月底及时汇总,下月一号汇总完成。四、日常公司订水以及统计1、每次订水一般情况一次性定 2—4 桶,在水只剩一桶的时候及时给水站打电话送水;2、每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。3、简历表格题目—年—月订水统计表,内容包括,序号,订水时间,订水日期,订水数量,品名,及时备档。4、月底及时汇总,下月一号汇总完成。五、快件、包裹、邮件、信件的收发(一)收快递1、 所有快递全部不允许进入工作区域,全部由前台签收。2、 定时发放,可以再中午和下午下班前统一发放,(紧急文件除外)。(二)发快递1、所有的快递统一由前台与快递公司联系2、需要提供给所需发快递员工的资料有,快递单。快递信封。3、员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。4、联系快递公司过来取件。5、 如果是个人物品,请让员工个人提供快递费用,如是公司文件由公司提供费用。6、 及时做好收发快件的登记工作。(三)邮件信件的收发1、纸质文件的收发(1)前台收/发文件应及时在《收文明细》、《发文明细》中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;(2)前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字;(3)发件时要及时通知对方,如需给对方送去,应确定好送件时间、地点,并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。(4)前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;(5)将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。2、电子文件的收发(1)前台需询问所收/发文件的相关内容,文件名称,需转交对象等;(2)在电脑上建立新文件夹,如:“年月日_收发文件”;(3)及时将文件转传给相关项目负责人,并确认对方收到;(4)当天工作结束后,将接收/发送的文件发至档案管理员;六、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机,并及时补充所需的纸张;2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用“二次纸”;3、打印机、复印机或其它设备出现故障时,及时联络办公设施维护人员进行检查维修;并填写《设备报修记录表》;4、及时将用完的《设备