档案工作简报.doc

---------------------------------作者:_____________-----------------------------日期::_____________档案工作简报档案工作简报第6期上海财经大学档案馆编印2010年3月31日本期内容:专题:(摘选自《2009年OA系统电子文件归档工作总结报告》)2009年OA系统电子文件归档工作总结一、OA系统电子文件归档工作简述2008年4月1日,校OA系统正式运行,相关纸质文件不再流转,根据这一情况,我馆开始着手研究OA系统有关电子文件的归档工作。技术方面,我馆与信息办沟通、协商,在OA系统中设置了档案管理模块,构建了OA系统与档案管理系统对接平台。文件归档规范和管理方面,我馆与两办沟通、协商,确定了发文、收文、内请、纪要、信访、督查督办六类电子文件作为归档内容,明确了归档责任部门和具体要求。图1:OA电子文件归档流程2009年3月,在试用测试的基础上,我馆对各部门兼职档案员进行了OA系统电子文件归档工作培训,对2008年4月至12月间产生的发文、收文、内请、纪要四类OA电子文件进行了归档操作。截止2009年6月,此项工作全部完成,2008年度OA电子文件按要求顺利归入档案管理系统。至2009年底:电子公文归档整理、核对及总结二、拟制的有关办法、细则为保证此项工作顺利开展,根据我校实际情况,我馆拟定了一系列OA电子文件归档的办法和细则,规范了OA电子文件的归档范围、归档时间、归档方式、归档手续及归档整理等。相关制度如下:《上海财经大学电子公文归档管理实施办法》(试行)《2008年度OA系统电子文件归档具体要求和办法》《上海财经大学归档文件整理操作细则》(试行)《2009年专、兼职档案员OA系统电子文件归档操作步骤》等三、OA电子文件归档情况分析2008年度,全校归档责任部门55个,产生OA文件的44个,共产生收文、发文、内请、纪要四类电子文件1794件,最后归档831件,%,其中以件为归档单位的755件,卷内件76件。(一)各类文件归档情况文件类别归档总数(OA文件+非OA文件)其中OA文件归档数发文208192收文295120内请533423纪要2320总计1059755图3:某类OA文件归档数/OA文件归档总数从上图可以看到,在归档的四类OA文件中内请所占比例最大,其次是发文、收文。也就是说归档的OA电子文件中,内请占了一半多。图4:某类OA文件归档数/某类文件归档总数从上图可以看到,发文、纪要、内请的比例均较高,也就是说OA运转已处于一种常态,排除OA系统于4月开始运转这一因素,此三类文件比例理论上应为100%,收文因涉及涉密文件不经OA流转等原因,比例较低。(二)各部门/各类部门(机关、教辅、院系所等)归档情况分析1、部分部门OA归档文件数占OA归档总数比例分析列举归档数前5位的五个部门:%%%%%%图5:上述五部门OA归档比例分析从上图可以看到,%,%的OA归档文件。2、各类部门O