文件管理规定(定稿).doc

文件管理规定(定稿).doc:..文件管理规定一、 总则1、 为了减少发文数量,提高办公速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合公司实际情况,特制订本规定。2、 公文种类1) 请示:请上级指示和批准,用“请示”。2) 报告:向上级部门汇报T作,反映情况,用“报告”。3) 指示:向下级布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。4) 布告、公告、通告:在办公场所对全体员工应当遵守或周知的事项,用“布告”。对外进行信息披露,用“公告”。在公司一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告”。5) 批复:答复下级请示事项,用“批复”。6) 通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。7) 通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用“通报”。8) 决处、决议:对某些问题或者重大行动做出安排,用“决定”。经过会议讨论通过,耍求贯彻执行的事项,用“决议”。9) 函:平行的或不相隶属的单位Z间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用“函”。10) 会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。3、 公文统一由人事行政部收发、传阅、用卬、立卷、销毁。二、 收文的管理1、公文的签收1) 公司总部发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,应电话请示,由领导指定人员处理。2) 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,女排传阅或办理。3) 凡需办理的公文,应先填妥《公司内部文件阅批单》送公司领导签批意见,再分送给有关部门办理。各部门收到急件时,应在2个丄作H内答复并退回文件,一般耍办理的文件,4个工作FI内应办理并退还文件,最迟不能超过5个工作FI。需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。4) 加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。5) 公司员工参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件转人事行政部立港归档。2、公文的阅批与分转1) 传阅人员应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带冋家和公共场所,也不得将文件转借其它人阅看。对尚氷传达的文件不得向外泄露内容。2) 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。3) 文件阅完后,应签名以示负责,并送交人事行政部,切忌横传。4) 人事行政部对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指立专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应征得人事行政部同意后,予以复卬或摘抄,原件应及时归档周转。三、发文的管理1、发文的范围:1) 凡以公司名义发出的文件、通告、决立、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,) 下发文件主要用于:①公布公司规章制度②转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件③公布公司机构变动或干部任免事项④公布公司的垂大经营管理、生活福利等决定6)