文控中心管理方案(草案).doc

文控中心管理方案(草案).doc:..一、 目的 1二、 资料范围 1三、 部门配合 1四、 管理职责 1五、 管理体制 2六、 文件材料的管理工作 2(一) 文件资料材料的收集 2(二) 文件资料的归档、立卷与管理 2(三) 文件资料的保管 3(四) 文件资料借阅、利用工作 3七、 文件资料的鉴定和销毁 3八、 附则 3添鑫文控中心管理方案(草案)一、目的为规范公司资料管理,加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务,增强公司资料的实用性和有效性,结合公司的实际,制定本办法。二、资料范公司建档范围确定为:、变更的屮请、审批、登记等方面的文件材料;;、会计及其悸理方面的文件材料;、人事、法律事务管理方面的文件材料;;;、能量消耗、安全生产方面的文件材料;&仪器、设备方面的文件材料;、技术引进、转让方面的材料:10•其他具冇利川和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托帖、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料,以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的,对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料:照片文件资料(含新闻、科技、艺术照片,由原版、翻版底片、照片、文字说明构成);影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明);录音文件资料(含唱片、录音带);录像文件资料(含政治、经济、科技、文娱、广告活动)。三、 部门配合公司内部各部门和个人应当遵守本方案,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。四、 管理职责文控屮心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。文控中心的职责主要体现在以下几点:、协调全公司文件、资料工作,对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。、资料工作的规章制度。、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。,做好文件资料密级划分和守密、解密工作。、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开放和利用工作。、防盗、防虫等T作,确保文件资料安全。五、 管理体制(一) 实行集小与分散管理相结合的体制。由公司总经办负责主体文件资料的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心,配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作,由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。(二) 文控屮心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门,又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。六、 文件材料的管理工作(一) 文件资料材料的收集:、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间。,在检查齐全后整理立卷归档。(二) 文件资料的归档、立卷与管理:,确定立档单位。:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按人类外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。:制度/规定:S;文件:W;资料:Z;档案:D;合同:H。:总经办ZB;人力资源部:RL;采购部:CG;开发部:KF;工程技术部:GJ;品管部:PG;计划部:JH;设备部:SB;生产部:SC;销售部:XS;市场部:SCB;财务部:,非密级则用N表示。:绝密:AS;机密:CS;无:OP编码原则:编码共为十三位数,TX为添鑫代码口(文件资料大类)□口(部门前两位拼音缩写)口(是否保密)口□(密级程度)□口(年份)□□口(流水号)。如总经办2008年某份总经办岀文件编码为:TX-WZB-,分组放置在待办卷宗内。:立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把止文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录。:材料应折證整齐;字迹难辨认的M附抄件;以每一案卷端正书写标题。,确定保管期限,编制文件资料冃录(卡丿f),按一定次序排列和存放。,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。、案卷数最、利用