超高压输电公司纸质档案数字化加工技术作业指导书.docx

超高压输电公司纸质档案数字化加工技术作业指导书.docx超高压输电公司纸质档案数字化加工技术作业指导书EHVDA-04-5-20111前言档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的、保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史纪录。档案资料是社会知识的积累,更是企事业单位的宝贵知识财富。传统的档案保存,一般采用纸张和缩微胶片两种保存方式。不支持网络查询,与当前高速发展的信息时代是不相适应的。现在将电子影像技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理。首先,通过先进的高速文档扫描仪将纸张文档转换成电子影像;然后,根据一定的归档机制建立影像文件的索引,形成一个方便可靠而又完整的电子档案库;最后,/对档案进行查询、OCR识别等操作。本规范规定了纸质档案电子化加工的主要技术要求,以保证超高压输电公司档案电子化加工质量。本规范适用于对各种纸质档案(旬括文书档案、科技档案、照片档案等)的扫描电子化加工处理。:•对于300dpi和200dpi的分辨率不作硬性规定,在分辨率标准为大于200dpi的前提下,保证图像的清晰和OCR识别,其中“手写体文档、地形图纸文档、照片档案”不作OCR识别。•根据超高压输电公司的实际,采用以件(文件)为单位的多页tif的存储格式,ITTGP4、灰度和彩色采用LZW。•保证电子化影像的完整性和顺序的正确性。•文书档案要求把加工的文件内容区分为:收文办文单+正文+附件为一个文件,正式红头文件+附件+发文稿为一件,底稿不作扫描处理,以便对文书档案原文信息检索利用的权限进行有效的控制。•密级文件一律不扫描,有目录的要建索引,但不挂电子原文。•文本材料、黑白照片采用黑白二值图像,对于300dpi和200dpi的分辨率不作硬性规定,在分辨率标准为大于200dpi,存储格式为单页tiff格式,ITTgroup4压缩算法;•彩色照片档案宜采用真彩色(24位)图像,分辨率为200dpi,存储格式为单页tiff格式,采用JPEG压缩算法;•彩色和带灰度的图纸材料采用8位灰度或真彩色(24位)图像,分辨率为200dpi,存储格式为单页tiff格式,采用LZW压缩算法;•保证图像的清晰和OCR识别,其中“手写体文档、图纸文档、照片”不作OCR识别;•图像页面清楚,要求去除数字图像中的杂点、黑边等。•数字图像的文字水平偏斜角度小于1度,图像水平偏斜不超过页面内半个文字。(视原件的倾斜程度):对加工合格的成果文件进行批量挂接上传,存储结构为:•加工的多页TIF文件存放于光盘根目录的image文件夹下,相应的档案著录信息数据库文件在光盘根目录下,名为archive,mdb。•多页TIF文件命名:案卷形式:以案卷档号+卷内序号命名多页TIF文件,如:1001-8201-1-:以文件档号命名多页TIF文件。如:2005-102-(archive,mdb)的结构:•科技档案结构>案卷目录H录代号分类号分类名称案卷号档号案卷题名保管期限立卷单位移交单位立卷人检查人文字页数图纸页数总页数件数起始日期终止日期案卷年度密级归档日期检查口期归档份数库位号互见责任部门检索号备注变更情况库位号套数卷盒规格接收日期总登记号检索号标段案卷年度档案馆号备考表说明>卷内目录目录代号分类号分类名称文件档号责任者文件题名文件H期保管期限主办部门文图号保管期限文字页数图纸页数文件页数页次密级载体类型年度主题词接收日期总页数文种互见号图幅附件数星有无备品设备号文本项归档份数备注kword说明:kword二案卷档号+卷内序号•文书档案结构>案卷目录(传统文书)目录代号年度档号案卷号保管期限机构代码案卷题名案卷年度起始日期终止日期互见号文件件数总登记号室编起始件号室编终止件号总页数分类号分类名称密级库位号立卷人立卷日期检査人检查H期卷内文件情况说明备注>卷内目录(传统文书)bl录代号年度序号保管期限机构代码题名文号责任者密级页数页次成文日期互见号库位号案卷号分类号分类名称归档份数载体类型文种紧急程度文字纸张规格来文分类号备注kword说明:kword二文件档号A盒冃录(文件管理)年度保管期限分类号分类名称盒号总页数主办部门检查日期宗编起始件号宗编终止件号整理人检查人整理H期卷盒规格盒内文件情况说明密级库位号备注>文件目录(文件管理)、入