代表团接待方案.doc

代表团接待方案代表团接待方案篇一:详细接待方案接待方案十月十五日下午,以与我国A学院的合作校英国B学院的校长为首的15人代表团前来我们A学院进行考察。目的是为了加强我们两学院的交流,并洽谈合作事宜。为了做好接待工作,现制定本接待方案。一、接待目的:尽最大努力让B国代表团满意,树立我校的良好形象,加强国际校际之间的合作,实现双赢。二、工作宗旨:热情、主动、耐心、周到、细致、安全、高效、确保各项接待任务圆满完成。三、工作时间:10月15日四、具体接待地点和相关接待部门职能如下:1、组织机构总负责人:高叶成员:甄嬛(总经办主任)崔槿汐(公关部经理)苏培盛(服务中心经理)沈眉庄(财务部经理)华妃(人事部经理)接待工作人员职能分配表2、具体工作安排(一)接机及送机组负责人:崔槿汐主要职责:负责联系考察组的接机、送机及其他事务;工作人员:记者1人(公司宣传部指派),负责摄像、照相事宜;温实初,负责生活等相关事务工作。1、主要工作内容(1)具体负责与接机、送机相关的业务工作。(2)机场照像场景的布置。(3)落实机场贵宾通道、机场贵宾厅接待室横标等相关事务。(4)基本保障条件:照相机一部、车辆一台、代表团接机牌、雨伞若干。2、工作细节策划(1)准备:2013年10月15日到机场实地考察。①贵宾通道相关事宜;②办理工作组进停机坪的相关手续;③工作组临时用餐接待地点、接待方式;④工作组成员提前就位住宿安排等;⑤根据考察组具体到达的时间安排好接机工作。(2)接机:①就位。10月15日中午工作组成员到达机场。②设点。A、设宣传牌一块,要求醒目、足够大。上书“热烈欢迎B学院代表团前来A学院进行考察并合作”(中、英文);B、设休息室一间,备好椅子、茶饮用具等;(3)接人。代表团由接领人员确认后,接领人自我介绍,接过行李交专职驾驶员;(4)照相。由负责人、代表团、接领人七人在宣传牌前合影。(5)用餐。若代表团在中午12;00至1:30,或下午5:30至7:00到达机场,临时用餐安排在机场用自助餐;(6)转车。送代表团乘坐专车前往预定地点。(7)照片传回。照相结束后,第一时间内把照片传回指挥部高叶处。(8)报告。在代表团出发前往A学院后,把相关信息电话报告指挥部。3、送机:在机场设接待站,按照相关程序负责安全的送机服务。(二)代表团车辆服务及信息收集组负责人:甄嬛主要职责:负责代表团车辆服务工作及代表团人员信息准备1、车辆的调配:用公司的中型瑞风豪华商务车1辆2、人员:公司后勤服务中心1个驾驶员3、要求:驾驶员要严格遵守各项交通法规,态度认真,努力工作,为公司增光,不能因为自己的原因而造成代表团对我公司的不良印象。4、细节:驾驶员要着装整齐,统一着浅色衬衣,深色西裤,仪表要整洁大方,态度要不卑不亢,要一切行动听指挥,开车期间不得打手机,要搞好车内外卫生。5、遵守交通法规。行车期间,不准超车,不准占道行驶,不准转急弯,不准超速,不能吸香烟,不能接听电话。要按指定的线路行车,停车前要给代表团提示,绝对保证安全行车。停车时要等代表团下车后,再将车辆按秩序整齐停放到停车点。6、车内要备的物品:轻音乐光盘、常用药品、遮阳帽、雨伞、毛巾、矿泉水、保温壶、清洁工具等。7、考察组人员信息登记情况:考察组人员信息登记表(三)食宿服务工作组负责人:沈眉庄主要职责:1、负责代表团入住五星级商务酒店食宿接