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办公室业务培训办公室是单位的综合管理机构,具有多功能的性质,主要职责是“参与政务,管理事务,协调关系,搞好服务”。明显地有别于其他各类股室,具有其自身的特殊性。一、办公室的涵义办公室这个词的概念,有两种涵义:一为办公的屋子、场所;二为工作机构,是党政机关、社会团体和企事业单位内设的综合部门,是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽,是领导工作的辅助性机构,大的一般称办公厅,小的一般叫办公室。作为工作机构的办公室就是今天我们学习的重点。二、办公室的地位和作用在各级组织中,办公室处于中枢和要害部位,其地位和作用具体来说,主要有以下三点。 1、中心的地位和作用尽管办公室与其他职能部门在行政职级上是平等关系,与其他职能部门间由于工作需要而产生的协调,是一种平级间的协调,不存在谁领导谁的问题。但是,当办公室参与(或牵头)协调时,就或多或少地代表着领导的意图和要求,或者是对领导班子总的指导思想的贯彻,具有一定的权威性。办公室又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地。党和国家的方针、政策、上级机关的指示、指令、本单位的总体安排、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料,下属各个单位贯彻实施领导决策的情况和反映,各方面的动态、情报资料等等,上下左右、四面八方的信息,都在办公室汇集和综合。办公室的中心地位扩还体现在办公室工作的多向性上。办公室的工作一般都是通过纵横交叉的网络,与上下、左右、内外各种渠道发生相应的联系。整个办公室在多向性、多渠道的立体交叉的管理网络中居于中心的位置。因此,办公室不同于具体的业务股室。业务股室是部门的执行机构。而办公室则一般不直接参与各项具体业务工作,它是综合管理机构,看上去游离于管理之外,实际上又存在于各种管理之中。 2、枢纽的地位和作用办公室在一个机关中,是沟通上下、协调左右、联系各方,保证机关工作正常运转的枢纽。如果把一单位比作一个人的话,那么,领导层、决策机构是大脑;业务股室、执行机构是四肢;办公室则是中枢神经系统。是办公室把大脑的指令传递给四肢,又把四肢的信息反映给大脑,以便让大脑及时调整决策,推动整个肌体的正常运行。办公室实际上就象铁道系统中的枢纽站,水陆联运的交会点。 3、窗口的地位和作用办公室是一个单位的总进出口,处于联络站的地位,是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。办公室负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函,接待上级领导的视察、检查和兄弟单位的参观学习,处理各种公务往来,接待人民群众来访等等。一般与外界的联系,都首先要经过办公室,外界对一个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、管理水平与工作效率等。本单位领导得到外界的各种信息,一般也是靠办公室这个“窗口”。总之,办公室是沟通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是传递信息的中枢,又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。因此,办公室工作做得好坏直接关系到党和国家的路线、方针政策能否在本单位的贯彻落实,直接关系到本单位的形象和声誉。三、办公室工作的性质和特点 1、性质办公室是一个单位的综合管理机构,具有明显的综合性和服务性: (1)综合性。办公室的综合性主要是由以下四个方面组合形成: 首先是多方面基础工作的组合。办公室的业务范围很广,诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事务性的基础工作,都在办公室综合承办。其次是多方面信息的组合。办公室作为一个单位的信息网络中心,四面八方,上下左右的信息,都在办公室汇集与综合,并且发挥出信息的综合效应。第三是多知识、多技能结构人员的组合。由于办公室的工作的多向性、多功能,要求办公室人员的知识和技能结构也必须多种多样,形成一个“通才”与“专才”相结合的有机整体。例如:办公室负责人要当领导的参谋和助手,必须具备较好的政治素质、知识文化修养和组织协调能力,能比较敏捷地领会领导的意图,善于统揽全局,善于集中领导的意见和群众的智慧;从事文秘工作的人员,必须具备较强写作能力和较高的政策水平,吃透上情下情,熟悉业务,视野开阔,视觉敏锐,善于思考;从事接待工作的人员,必须朝气蓬勃,热情、耐心,任劳任怨,不怕麻烦,灵活周到;其他方面的工作人员,也要有相应的专业知识与技能。第四是多学科组成的综合体。办公室管理的基础理论就是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的基础上形成的,办公室本身也是由多种专业组成,并相互渗透、综合交叉形成的一个整体。(2)服务性。办公室除了具有综合性外,还具有服务性。不论是参与政务,还是管理事务,都是为了搞好服务;为领导工作服务,为同级、上下级单位服务。服务是做好办公室一切工作的指导思想。 2、特点任何事物都有它的特点和规律。从上述办公室的性质中,可以初步看出办公室具有以下七个明显特点: (1)工作政策