采购成本管理：采购方法.doc

采购成本管理:采购方法可以用多种方式进行采购。一些常见方法包括::采购订单是由采购方编制的书面合同文件,旨在描述采购的所有条款和条件。对于日常采购而言,最经常使用标准采购订单表格,详细说明单一或者复合物品的要求。一般使用由多部分组成的排出表格,向所有相关内部客户提供该订单的副本。:合同是依法可执行的书面或者口头协议,该协议定义了将被履行的工作或者服务。当相关问题更加复杂或当协议的时间表超过一年的时候,使用该合同。:可以在采购方与供应方之间使用意向书,从而确认与未来的采购活动有关的某些协议。意向书可以作为临时采购订单或者合同,而且提供了更加突出的协议特征的即时文件。意向书是签约前文件,被用来达成初步协议,需要进一步协商,以发展成决定性合同。意向书的目的是在签发更加完整的采购订单或者合同以前,赢得与供应商进行约定的时间。:有时供应商愿意把它们的库存放人顾客的仓库。一般而言,供应商寄售给采购方的商品是在使用时才付费。这种寄售库存系统是在采购与供应企业之间分享库存以及搬运成本的方式。供应商负担货物资金,然而,采购方提供储存空间以及承担库存相关费用加搬运费、仓储费等。:总订单是以预先确定的价格在预先确定的时间内或者以在市场或者其他条件下确定的价格,为了某些货物或者服务而向供应商下的定期约定(通常一年以上)。这种做法旨在减少小订单的数量,利用短期发货满足需求量要求。当应用该方法的时候,采购企业向供应商下采购订单,指出将被采购的产品或者服务、以适当衡量单位存在的产品或者服务的成本以及采购的其他应用条款和条件。采购企业随后针对基础(或者总)采购订单,签发材料发货单或者请购单,其规定了在特定时期内将被交付的数量。材料发货单一般是重复的而且定期定义要求(例如每周或者每月)。:该订购类型经常涉及办公用品或者维护、修理和运行物品的采购。系统合同的突出特征是在采购方一供应商操作之间的高度结合,促成双方库存总量的整体下降。合同本身经常授权采购企业所指定(一般来自于使用部门)的职员向供应商下订单,购买在合同有效期内需要的特定材料。这是以发货单表格的形式完成,其设计通常是为了使供应商能够用它来选择库存以及聚集订单,也是通过行程安排和交付指令来完成的。只有在仔细分析研究以后,采购方与供应商才能签订该合同。当从供应商收到发货单的时候,供应商必须能够提供特定质量和数量的材料。相应地,供应商必须有来自于采购方在需求前准确且详细的使用评估,所以供应商能够相应调整产量以及自己的采购计划,从而满足需求。在商业出版物中,本系统经常被称为零库存采购。原则上,它有可能成为零库存。然而,在实践上,减少库存的多少(以及书面工作),是无法准确衡量的。:对于较小价值的订单而言,通过电话、传真或者电子邮件的形式下订单可能更恰当。通过减少正式书面采购订单的签发,大幅度减少了行政管理成本。对于利用排号方式的请购单系统而言,必须把请购单号码用做采购订单号码。其他系统向采购方整批发出采购订单号码,以供通过电话或者电子邮件订购。采购方需要认识《统一商法》所允许的可执行的价值低于500美元的口头货物合同。超过该金额的,法案要求应当有书面材料证明该合同,认定该合同可以被执行。这也是确认采购订单的目的。:该系统中,采购方以电子形