物资封样管理制度.docx

样品入库样品代码分配进入招投标环节库存更新及代码登记保存样品通知客户退样样品出库并登记工程项目结束退样样品出库并登记库存更新库存更新供应商资料收集通知供应商提供样品技术人员验收样品否是否物资封样管理制度第一章总则第一条第二条为规范采购物资封样管理,提高采购物资质量,特制订本制度。本规定适用于集团公司所有建设工程项目,包括公司新建、扩建、改建等工程项目的整个采购系统。第二章封样管理的标准操作流程第三条封样管理的具体流程见下图:是否中标合格否是是采购项目负责人通知供应商提供样品明确的交样时间明确的样品验收人明确的交样地点供应商提交样品相关技术人员验收采购项目负责人协助一份给供应商;一份由采购项目负责人交封样库入库封否第三章样品入库的操作流程第四条通知供应商提供样品流程见下图:满足封样条件当供应商满足封样条件,采购即将进入到招投标环节时,由各采购项目负责人向供应商说明我司对于封样的要求,各采购项目负责人在通知供应商提供样品时,必须告之明确的交样时间、交样地点以及样品验收人。第五条样品验收流程见下图:样品验收是否接受是开具《样品验收单》(一式二份)样库入库各采购项目负责人为相应样品的验收联系人,当供应商把样品在规定时间送到指定地点时,由各采购项目负责人协助相关技术人员负责样品的验收工作,并签署《样品验收单》交与供应商。验收样品时,应注意:检查样品的新旧状况,有无磨损,是否能正常演示,样品的配件是否齐全、如有相关配件应将配件的明细一一列出,有无质量问题、样品的数量、应有相应专业工程师的检验意见。样品总体上可分为如下几大类:土建安装类、装饰类、暖通类、给排水类、电气类、消防类、电梯类、人防类,其中每个大类又可进一步进行细分。样品验收单范本(一式二份,一份交给供应商,另一份由采购项目负责人交封样库入库)见下图:封样库保管员签字必须有《样品验收单》〈样品验收单〉采购项目负责人填写《样品入库明细样品验收单(范本)日期样品名称样品类别供应商名称样品数量样品新旧状况,对外观加以描述如需演示,演示的情况(不需演示则不填)如有配件,请列出配件明细(无配件则不填)专业工程师意见工程项目负责人意见采购项目负责人签收第六条样品入库见下图:样品入库单》各采购项目负责人在签收样品后,应及时将样品入封样库。入库时,由各采购项目负责人根据《样品验收单》填写《样品入库明细单》并签字,由封样库保管员清点实际样品后签字,并详细登记样品信息。《明细单》样品三者必须一致明确的入库时间、样品名称、样品数量、供应商名称样品入库明细单(范本)入库时间样品名称数量供应商名称采购项目负责人签字库管员审核签字备注第七条样品编码:按照封样库管理要求,应根据样品类别为每个样品分配相应的代码,所有进入封样库的样品均以代码识别,自带商标的样品需将其商标和厂家名称遮蔽上,要真正体现封样库中样品代码的作用。样品代码原则:物料编码采取分段分类的编码方式。(一)代码基本形式大分类码+小分类码+进库日期码+顺序码(二)代码内容解释大分类码:指样品在建筑材料中所属的大的分类,具体的代码分配如下:土建安装装饰暖通给排水电气消防电梯人防TJAZZSNTGPSDQXFDTRF小分类码:指样品在大分类中的具体类别,代码分配格式:用该样品中文名称的前4个字的汉语拼音的第一个字母(小写)组成,中文名称不足4位的按实际位数组成,如:“防火门”的小分类代码为:fhm,“进户门锁”的小分类代码为:jhms。进库日期码:用样品的进库日期来表示,格式为:“年月日”,以8位代码来表示,如某样品的进库日为2005年11月13日,则该样品的进库日期码为:“20051113”。顺序码:指样品在某日进库时的当日排列顺序数,以2位代码表示。如某样品在2006年1月3日进库,在1月3日这天是第3个进库的样品,则该样品的顺序码为03。(三)样品代码分配举例如2006年3月21日第1个进库的玻璃样品的代码为:ZSbl2006032101。第八条库存更新及代码登记:封样库保管员每日应根据当日《样品入库明细单》及时更新库存情况,更新的结果以《样品库存明细单》的形式记录下来。样品在分配相应代码后,封样库保管员应及时将样品代码输入到封样库的保管帐中去,做到每个样品代码与相应的样品实物一一对应。样品库存明细单(范本,以截至时间为准)截至日期样品名称数量样品代码供应商名称采购项目负责人名称备注第九条落标供应商样品保存:当每个项目确定中标供应商后,各采购项目负责人要按照招标文件中规定的时间,及时通知落标供应商到指定地点领回样品。领取样品的同时,在封样库的日记账上做好相应的登记,保管员负责保证相应库存记录的变化与封样库中实际情况一致。第十条中标供应商样品保存:对于中标供应商的样品,应继续在封样库中保存直至整个工程项目结束。封样库保管