采购部流程文件.doc

石狮市宏运衣车贸易公司零件部管理流程编号HY-P-01版本A版发布日期制订审核审批零件部工作流程一:采购管理流程流程权责单位/、验收通知入库、结算定价采购员/营业员采购单/缺货记录本采购员在采购所需货品需了解电脑库存情况,或看缺货记录了解库存情况。(结合实际库存情况)采购员采购单依据库存上下限,对有销售增长潜力的品种可按上月销量的110%-130%进货;填写采购货品品牌、型号、数量、货期、发货方式。采购员采购单/查询单常销品种,要货比三家,发出两份以上采购单查询,了解行情,洽谈优惠进价。采购员/经理采购单/查询单在权限内,按三种情况:现金采购;单一品种批量进货;多类货品采购;给予审核签字。采购员采购单采购单要注明发货方式,货期要求,付款条件,是否开票采购员缺货记录本查询或预计到货时间采购员最迟3天时间内回复给营业员。采购员采购员/财务部/仓管员/电脑录入人采购员/经理/总经理来货清单来货清单调价通知查收来货,通知领货、点货。货单注明供货单位及是否开票;通知供货商我司收货人的姓名,电话,手机号码货到三天内必须入库。点货无误,点货人签名;交给录入人按实数入库;录入人、采购人签名;当天上交入库单;来货有误差或有质量问题时,采购员要联系供应商补货,必须以实物入库要通知供货商开票或通知财务人员结算。新产品定价需先了解同类产品市场定价(5-10家)、收集各业务同事意见后确定(要略低于市场售价);销售中产品采购员需阶段性作市场调研结合业务反馈信息及时作调价;所有重品调价需经经理级确认方可调价;涉及品牌全面价格调整由部门经理上报总经理审批。零件部工作流程二:营业流程流程权责单位/个人使用表单具体说明1、接待客户/接听电话2、询问沟通、回复报价、准备配件3、、审核签字(欠款)寄5、通知取货6、核对实物7、发货通知车客户/营业员1、电话记录/合约1、热诚接待客户;礼貌拔打/接听电话;作好记录;营业员接到客户定单时,需落实情况如:交货方式,付款方式,确认单价\是否送货服务方面等。营业员2、要求客户传订货\发货单2、输入电脑客户具体资料:姓名、电话、传真、地址等;安慰等待客户,与客户沟通,推荐产品;确认型号;约定付款期限;国内在当天内\国外在1天内回复报价及货源。营业员3、订单/销售单3、开销售单需认真,准确无误;特别“备注栏”(付款条件、是否含税;快递费等说明)要填写清楚;需与整机一起发货要通知仓储部;提醒客户确认配件,、销售单4、3000元以由营销主管审核;5000元(含)以上由经理审核。10000元(含)、取货登记本5、营业员按规定将销售单夹在指定取货夹上,要作好登记,通知仓储员发货;各营业员要根据单号做好欠款备忘录,跟踪催款。仓储员6、销售单与实物核对6、要求销售单品种在3种以上单据必须要复核后方可出货仓管员/仓储部/仓储员7、发货记录本7、仓储员记录发货客户电话、车号,到站、到达时间并通知客户;保存货运单(交业务员),跟踪货物,直到客户收到为止。客户收到货若有任何问题需在当天内通知我司,否则可不负责,零件部工作流程三:订货管理流程(库存无现货)流程权责单位/个人使用表单具体说明1、客户下单2、查询并回复报价,沟通确认3、跟踪订单/、审核签字5、下单订货6、采购(参照采购管理流程)客户/营业员1、查询传真件1、营业员接到客户询单时,需落实情况如:客户要求的档次、型号、品牌、规格等方面是否清楚。营业员2、报价单2、输入电脑客户具体资料,联系电话、传真、手机号码;多渠道查询;国内查询要求在当天回复,国外查询要在1天内给予回复;紧急查询可特殊处理。营业员3、订货单/传真件3、了解客户确认订货时间、我司报价单是否存在竞争,有何问题,马上作出回应;确认订单,与客户沟通放50%订金营业员4、订金单/销售单4、3000元以上订货必须有营业主管确认方可订货采购员5、订金单/销售单5、采购员按采购订货管理流程下单给供应商,采购要对价格、货期、订单权限等方面把关,按时交货给客户。客户/营业员/采购员6、普通订货采购员要在《订货公用本》中注明到货时间;到货时间不能确定的,采购员有责任按货期要求主动查证并回复订货经办人,经办人通知客户;货期出现异常的,需及时通知客户,取得谅解。订货到了,当天需通知订货经办人联系客户准备发货,以高效为原则;尽力缩短供货期。零件部工作流程四:客户走访管理流程(省外走访)流程权责单位/个人使用表单具体说明2、审批、提出意见7、总结提措施8、跟踪3、出差前与业务沟通6、回来整理、报销5、报告事项处理4、走访1、走访申请、评佑报告业务同事申请表1、根据市场情况、区县业绩完成情况、部门计