批量打印带照片证件.doc

用WORD的邮件合并功能批量打印带照片证件-02-2414:28最近单位在处理一批准考证,准考证上面除了个人信息外还要求打印每个人的照片,领导安排誊印出准考证,然后再分组手工填写考生信息,还要手工贴考生照片,这可累坏了我们这些同事。我也参与了最后贴照片的一些活,总寻思着如何来改进这些工作,为今后的工作减轻些负担,当然也减少了以后的加班费^~^。据我所学,利用word的邮件合并功能能够批量打印出相关信息,但批量打印带照片的证书,邮件合并能完成这个要求呢?经过一番摸索、查寻,终于找到办法能够解决了,具体过程如下:准备工作:准备一份考生信息数据库,能够是Word创建的数据源,也能够像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件,都能够作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样能够使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。。我最常用的是Excel簿,里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其它相关信息的字段,要批量打印照片的话,还需要加一个照片的路径和文件名的字段(如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话,可免),假设照片放在e:\photo文件夹里,每位考生的照片文件名和准考证号相对应(如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题)。数据准备工作的正确与否,关系到以后打印出来的证件正确与否,所以必须要仔细校对正确。接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了,步骤如下:,从菜单栏中选择“工具――邮件合并”,将出现“邮件合并帮助器”对话框;“邮件合并帮助器”对话框中的第一步“主文档”中单击“创建”下拉按钮,选择“套用信函”(如果想在一张纸上打印多份的话,选择“分类”),再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮,选择“打开数据源(O)…”,在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格,点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”,,进行排版、设置纸张,再把光标置于要插入相应项目的位置,点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的),然后单击下拉菜单中的相应选项,直至插入所有只包含文字的域。,就是照片域的实现:先把光标定位在要插入照片的地方,按Ctrl+F9插入一个域,输入“IncludePicture"e:\\photo\\”(不包含外侧双引号),再按Ctrl+F9插入一个域,输入“MergeField"准考证号"”,光标定位到这个域之后输入“.jpg"”,最后看到的结果应该是:{IncludePicture"e:\\photo\\{MergeField"准考证号"}.jpg"}。(这一步思路很好,用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了)现在保持光标在域中,按Shift+F9将代码转换为结果,也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示,不要慌,按个F9刷新一下域就行了。其实