文件管理制度.doc

-1-文件管理制度(QG/TCJS10-01-2006)、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定,结合我公司实际,特制定本制度。:上级党政机关、上级行业主管部门来文;同级单位来文;本单位上报下发的各种文件、资料。(党委和行政)统一由办公室归口管理。,要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。。:对收到的文件,要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括:收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交办公室保管,个人不得存放。-2-“文件处理传阅单”,由办公室主任根据文件内容和性质阅签后,由文书分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。,文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。:,不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。,当天阅完后应在下班前将文件交给文书,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责,如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。,应交给文书,切忌横传。,各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。:凡是以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。:-3-,应事先向办公室提出申请。,由职能部门草拟文稿。文搞拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。。、格式进行把关,确定分发或报送份数,办公室主任进行审核。。。,应由核稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。,由文书向领导请示是否需要在公司网站公布,如果需要,则上传文件。,需要向办公室办理借阅手续,明确责任人借阅时间和归还时间。,不得翻印和复印,不能转借他人,绝密文件在指定地点阅读。,进行收缴清退工作。如发现文件丢失,-4-必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。,保存好《文件清退单》。《档案法》和甘肃铜城工程建设有限公司档案管理制度及时整理(立卷)、归档。,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件和其他形式的文件副本。,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。,重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。6文件的销毁对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》,经办公室主任审核批准后,可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所,由两人以上监销,保证不丢失、不漏销。下发至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁,并向办公室上报销毁清单。对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员,视情节轻重,给予行政处罚和经济处罚,由办公室拿出具体处理意见,经领导批示后进行处罚。7解释权归办公室。-5-印信、文印管理规定(QG/TCJS10-02-2006)一、:行政、党委、董事会的公司印章和业务专用的公司印章。:刻有公司高级职员姓名的印章。:刻有公司部门名称的印章。:刻有公司下属基层单位名称的印章。2各类印鉴保管原则:各类印鉴的刻立由总经理核准后由办公室制发并在印信保管登记薄上登记,制作印模,由相关部门或人员负责保管。行政