会展.docx

项目策划项目管理营销管理随着上海世博会的日益临近,全国各地对会展人才的培养方兴未艾,仅上海就有上海交通大学、对外经贸大学、上海师范大学、建桥学院等学校先后开设了会展系或会展专业,招生人数日渐增多。但这几年已陆续毕业的学生中,真正工作在会展第一线的并不多,而大多数正从事会展工作的人员都有各自的学习背景,有的还是理工科出身。一些私营小型展览公司更是准入性低,只要一部电话、一个电脑,就能让新手开始工作。因此,对会展从业人员的培训已迫在眉睫,千变万化的展览界需要的是真正能实际操作的项目承办人员。本文根据自己10多年的承办出国展览会的实际工作经验,试述作为展览会项目承办员所应该具备的基本知识和能力。一、文化素养1、文字组织一个展览会从选题到落实项目,最后要形成书面的招展资料。一般一个清晰的展览会资料,必须写明几大要点:展览会名称、时间、地点、展品范围,标准摊位的费用和人员出访费用。第二部分要写清展览会概况,包括第几届,展览会以往的统计资料,中国参展企业的情况和成交收获,第三部分要写出参展国的市场情况,以及该区域与中国的经贸情况。以前中国贸促总会制作的展览会资料可以作成一本小册子,现在的展览公司的招展资料就言简意赅多了,以广发为主,宣传为主,招展为主,市场介绍不多,内容简单,让人印象不深,起不到较好的宣传效果。另外,起草报告、总结资料、公文往来都需要一定的文字组织能力,内容要简洁清晰,主题明确。2、外语函电参加国外展览会,免不了要与该展览会的项目经理联系,要学会基本的函电书写,首先要先说明本公司作为展览会的组办单位,想组织多少企业参展,预计需要多少面积的摊位,希望能收到什么样的参展资料等。一般大型的正规的展览公司,会寄来参展合同,有详细的预订面积和费用,以及相关的条款。摊位面积确定并收款以后,会告诉一个登录密码,在展览会网站上可进行名录注册、搭建、运输、邀请函表格填写、进馆证登记等有关工作。以前互联网还未出现时,一般传真和电话联系较多,现在则是邮件往来,更快更方便了。尤其是摊位图纸,看得更清楚了。3、费用预算招展资料上最难把握的是费用,主要是人员费用的预算。摊位费一般没有多大的出入,尤其有中国组委会的展览会,都有一个全国统一的对外报价,不允许各组办单位私自抬价和降价。比如美国拉斯五金展,中国组委会有一个统一的摊位费价格,企业是无从比较的。唯一能比较的是人员境外生活费,因为这个预算一般要根据旅行社报价来核算的,而旅行社又视组团规模来报价,这样就会出现二种情况,一种是热门专业性展览会,有一定的规模,组团单位可以对参展人数有基本把握,又可以参照同行业的报价,最后形成一个基本符合市场的合理费用。另外一种是新开发的展览会或冷僻的地区展览会,无参考副本,又无成团的把握,报价高了则无人参展,低了则要亏本。一般按照15-20人成团的规模来计算成本,如果团组形成规模,最后收费降低皆大欢喜。反之,如团组规模较小,最后费用稍微上浮也能得到客户谅解。经常出现价格浮动的因素有:机票,比如燃油税上调;汇率波动使接待费变动;路线改变或行程中增加了活动等等。因此我们要在招展函的费用说明中,特别指出根据情况变化,费用也会有所变化。二、能力素养1、高度的责任心和敬业精神一个展览项目的承办员,最需要的基本能力是要有高度的责任心和敬业爱业精神。展览会确定下来,是不会轻易改变时间或取消的。因此确定了参展,就必须时时把握筹展的进度,会刊登录、邀请函发放、展品运输、办理签证、预订酒店和机票,都有个时间截止点。任何一个因素和环节没有在有效的工作节点前做好,就会影响整个参展效果。因此,一般在展览会开幕前二周,项目承办员加班加点是经常的事。2、加强加深服务意识一个展览项目的承办员,首先要清楚自己所从事的是服务性行业,在工作中要不断增强服务意识,并加大服务的深度和广度。现在的服务已不仅仅是摊位的预订,而是服务的范围有了更深和更广的发展。我们要认识到这是一种趋势,也是当前展览界竞争激烈的产物。3、加强与客户的良好互动和沟通一个好的项目承办员,他的客户通常比较固定,而且会持续增长。反之客户流失也是很容易的。一般来说,参展企业先是认同同区域的展览组团单位,因为联系方便,然后认同熟悉的项目承办员。在推广新的展览会时,就能得到老客户的支持。客户资源就象活水源,一旦丧失信誉无疑水源断流。4、最深入地熟悉本行业的专业性展览会一个展览项目的承办,也是项目员综合素质和能力的比拼,项目员要对该行业内整个展览形势有所了解,对该行业最著名的展览会要有了解并亲自参加,对其他展览组团单位的规模和结构要有所了解并研究,同时还要和同行之间广泛联系和交流。5、不断分析和综合并善于总结一个好的项目承办员,要提高自己的综合实力,不能只是埋头苦干,而是要在熟悉本行业的基础上精益求精。对每个经办的展会要做好分析、综合和小结。首先是分