Admin-P-009公文处理程序.doc

东越服装有限公司
行政部政策及操作程序
主题: 公文处理程序
起草: 周少怀
审核: 徐兆祥
起草日期: 2006-06-20
生效日期: 2006-07-01
批准: 陈永安
档案号. : Admin / P / 09
传递: 全体员工
页数. : 共2页
目的
此政策是为了为使公司公文处理工作制度化、科学化,提高公文处理的工作效率和公文质量,各级管理人员要重视公文处理工作,严格按工作规程处理各类公文。
范围
适用于公司各部门及下属办事处的公文处理。

定义
命令:以董事长名义发布董事长令(命令),适用于依照公司《章程》发布十分重要的企业章程;宣布重大企业措施、重大的奖惩事项。
决议:适用于公司领导层作出的决策。
决定:适用于对重要事项或者重要企业行为做出的安排。
规定:适用于直接公布的公司规章。
纪要:适用于纪载和传达会议、会谈的情况和议定事项。如会议纪要、谈判纪要。
通知:适用于批转下级部门的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求有关部门和下级需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用人员。
通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况
通告(公告):适用于宣布重大事项,在较广泛的范围公布应当周知的事项。
报告:适用于下级向上级汇报工作,说明情况,提出意见或建议,答复上级的询问。
请示:适用于向上级求指请示、批准。
批示:适用于在下级的报告等上行文件作出指示。
批复:适用于答复下级的请示事项。
函: 适用于向政府机关商洽工作、询问和答复问题,告知有关情况,向有关政府主管部门请示批准等。
政策
公文由发文机关、秘级、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、印发部门和时间等部分组成。
公司以公司名义发文,各办事处文件以办事处名义发文;经董事长同意,公司各部门也可以以部门名义向各办事处发文。
需标识公文份数序号,用阿拉伯数字顶格标识在公文眉首的左上角第一行。
如需标识秘密等级,用3 号黑体字,顶格标识在版面右上角第一行,两字之间空一行;如需同时标识秘密等级和保密期限,字体、字号、位置不变,但在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。
公文用纸规格为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸,幅面尺寸以A4复印纸为准。
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(续)
如需标识紧急程度,所用字体、字号及位置与秘密等级同。但如需同时标明秘密等级和紧急程度时,紧急程度应低于秘密等级一行紧急程度分“特急”、“急件”二种。
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成,通知、批复等公文可以省去“文件”二字,以单括号代替,发文时印上“通知”,“批复”等字样。
机关标识使用小标宋体字,用红色标识,字号由标识字数决定,醒目美观为原则,但最大不大于22mm×15mm。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对上报公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3 号仿宋体居中排布;年份序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1 不编为01),不加“第”字。发文字号下4mm处