会议组织手册样本[整理版].doc

如何有效地组织会议?教师范读的是阅读教学中不可缺少的部分,我常采用范读,让幼儿学习、模仿。如领读,我读一句,让幼儿读一句,边读边记;第二通读,我大声读,我大声读,幼儿小声读,边学边仿;第三赏读,我借用录好配朗读磁带,一边放录音,一边幼儿反复倾听,在反复倾听中体验、品味。◆在最短的时间内达到会议目的。教师范读的是阅读教学中不可缺少的部分,我常采用范读,让幼儿学习、模仿。如领读,我读一句,让幼儿读一句,边读边记;第二通读,我大声读,我大声读,幼儿小声读,边学边仿;第三赏读,我借用录好配朗读磁带,一边放录音,一边幼儿反复倾听,在反复倾听中体验、品味。主持成功会议十个要素是课本、报刊杂志中的成语、名言警句等俯首皆是,但学生写作文运用到文章中的甚少,即使运用也很难做到恰如其分。为什么?还是没有彻底“记死”的缘故。要解决这个问题,方法很简单,每天花3-5分钟左右的时间记一条成语、一则名言警句即可。可以写在后黑板的“积累专栏”上每日一换,可以在每天课前的3分钟让学生轮流讲解,也可让学生个人搜集,每天往笔记本上抄写,教师定期检查等等。这样,一年就可记300多条成语、300多则名言警句,日积月累,终究会成为一笔不小的财富。这些成语典故“贮藏”在学生脑中,自然会出口成章,写作时便会随心所欲地“提取”出来,使文章增色添辉。什么情况下有必要开会,什么情况下没必要开会,开会的人选如何确定,开会的议程怎么去准备,会前怎么准备,会议怎么开始,会议中如何去遵守时间,如何主持及控制会议,会议的总结及会议记录。会议的必要性因此首先应确定哪些情况下必须开会。◆需要通过讨论来获得最佳的决策,需要开会。◆需要听取多方面的意见,获得别人的支持需要开会。◆需要听取不同的意见,达成共识,共同完成某项工作需要开会。◆传递会议的内容复杂但是很重要,要求所有的人都要正确理解的需要开会。◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用,可以激励士气。例如保险公司,有一个层会,层会必须通过语言的表达,通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。◆汇报项目的进度,协调多方的合作需要开会。什么情况下没必要开会,开会需要花费,需要人的时间和精力,每次召开会议之前应该仔细地考虑,是否有必要开会,有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会:◆传递一般信息给许多人,你可以用电子邮件分发。◆已经有例会了,你可以安排在例会上讨论。◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加,不用开会。◆你是决策的人,并且你应该知道,让其他人来参加可能会把事情复杂化,并且拖延时间。这种情况下,也不必开会。会议的准备与会人选的确定,如果会议必须开,谁来开会,要看与会者是否能够符合以下要求:◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者◆与会主题相关的专业人士能不能到场◆开会时提供特定咨询的人【案例】如果今天要开一个新产品发布会,参加会议的人有哪些?决策者可能是总经理,可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会,开发部的人是不是要参加?开发部的主管要参加吗?销售部要不要参加?采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加?同时开会时提供特定咨询的人,是不是也要参加? (分析)一个会议确定合适的人选很重要,跟这个会有关的或者参与决策的,或者是有协调部门的,有特定咨询的人,你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在,这个原料在制造的过程中,可能会影响到价格,或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到,因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在,他怎么知道这个价格呢?市场部怎么来定价呢?所以会议的效果与参会者紧密相关。人数方面呢?如果人数多的话,就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加,有的会议是列席,也可在某个阶段参加,提供意见以后就可以离开,或者只参加相关的议题。准备会议的议程写明会议开始时间和结束时间:◆给每一项议题分配时间,时间以分钟来计算。◆会议的议程应具备的内容:日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。◆议程应该事先发出,以便各部门提前准备。如何组织会议?如何组织会议?组织会议需要准备什么?某个会议什么时间召开最合适?组织会议要考虑多种因素,首先是需要,如每周一次的工作例会,通常放在周末的下午,一周即将结束,下一周就要开始,利于承上启下。一年一度的职工代表会议,宜于年初召开,既利于总结上年的工作、生产成果,又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划,通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能,即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会,常定在下班前半小时,而不是安排在刚上班时。再次是适宜,即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。会议需要时间,可长可短,尽量紧缩。少则