档案管理流程及制度.doc

档案管理流程及制度.doc档案管理流程编制审核批准日期日期日期日期日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1、目的加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。2、 适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。3、 :指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动小所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。4、 ,并负责督促指导部门档案管理和项H档案管理。、政策、规定;,指导、监督和检查执行情况;、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。,编辑档案参考资料,开发档案信息资料,提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;、使用知识。、标识、贮存、保管、利用、归档;,做好或协助移交工作,并及吋通知人事行政部;;;。。.1负责对档案管理监督检查报告的审批。,并编制部门《文件(合同)管理记录H录》。,各部门分别进行整理,并编制《移交H录》每季度向档案室移交。(见附表一),编号规则见公司档案管理规定。:、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录H录》,以便检索利用。、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜屮。,应当及吋存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。:填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。a)绝密类:绝密档案需经总经理批准。b)机密类:机密档案盅经人申行政部分管领导及常务副总批准。c)普通类:普通档案借阅属于木部门的,由本部门经理批准;借阅其他部门的档案除本部门经理批准外,还需其他部门经理批准。,填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准;,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当而点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接丄级;,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;,应持单位介绍信,并按档案密级经和关领导批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室;(绝密、机密不允许复印或摘抄),应经总经理批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。,销毁吋,必须写中请销毁报告,编制销毁H录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。,必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成的监销人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁Fl录上签字。最后,把销毁H录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。6、,如给政府的请示报告类公文等;,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;;