公司文件、传真收发管理.doc

乂河北昭远钢结财限公司文件昭远总字[2010]03号 签发人:公司文档管理规定为了规范公司文件、传真的收发、传递,做好公司文件归档管理工作,特做管理规定如下:一、公司文件收发管理1、 行文凡以公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部室拟稿,经部室负责人初审后,送办公室核稿,经办公室核稿后送总经理签发。2、 文件格式和编号公司下发的文件分“昭远总字”、“昭远办字”两种编号,重要文件或涉及不同部门的文件均以“昭远总字”行文,针对单一部门或一般行政事务的文件以“昭远办字”行文。行文格式参照《国家行政机关公文处理办法》,文件头用宋体加黑初号字体、文件题目用宋体三号字体、正文用楷体小四号字体,行距固定值设置为24——26磅。3、 收文处理所有发至我公司的公文(包括传真文件),由公司办公室统一签收、登记、编号,然后送公司领导阅示或交有关部门办理;对收到的所有传真函件,按照“紧急,,、“重要,,、“普通,,、“垃圾,,四个级别进行分类甄别,并做好相应的登记。“紧急”、“重要”类的传真函,应请领取者在登记簿上签字。由办公室主任负责,将需要办理的文件报总经理批示后交相关部门予以办理。对于急办件和重要业务函,办公室应立即报送公司领导。领导不在时,办公室应才艮据文件内容和要求时限,交相关部门办理并做好督办工作,事后及时向领导汇报。公司安排的外出学存档O4、 保密文件管理技术图纸、工艺文件、质检记录、客户档案资料以及财务、统计报表均属公司保密文件资料范围。保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅,不得擅自扩大传阅范围、不得将保密文件和资料带出办公室。对保密文件、保密资料每月清查一次,发现欠缺必须及时追查,防止丢失。5、 文件发放公司所有文件的发放必须登记,各部门应建立文件目录并妥善保管好各类文件。文件发放范围根据文件内容和涉及部门来确定,除报送总经理外,每份文件必须留一份原件交资料室存档。二、档案管理1、 归口部门我公司档案管理由资料室负责。2、 归档工作文件资料的归档按照“部门收集、集中管理”的原则,由公司各部门设专兼职人员负责各项归档资料的收集和整理,每年度将整理完的资料交资料室存档。归档范围必须包括的内容:①重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;②上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料;③公司对外的正式发文与有关单位来往的文书;④公司的请示与上级机关的批复;⑤公司反映主要职能活动的报告、总结,包括客户档案、工程资料等;⑥公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报;⑦公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;⑧公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料;⑨公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料;⑩公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、