sharepoint_2010_中文帮助手册.pdf

SharePoint 2010:共享同步更人性化从SharePoint 2007开始,微软就已经支持离线文件的同步与应用,到了2010版本, 加强了这类文件的运用及上传速度,而且支持多种设备,让文件可在多种手机平台上运用, 例如Windows Mobile与Nokia的智能型手机,都可通过浏览器显示网站内容。而且SharePoint 2010还新增了多种文件格式的共同编辑功能,例如Word、Excel、 PowerPoint与OneNote等,都可通过这个系统,同时与他人编辑一份文件。而文件编辑完成之后,可通过SharePoint Designer使用所见即所得的方式编辑,直接将文件上传至网页与他人分享。使用SharePoint 2010对使用者来说,最大的方便就是这套系统已经整合多种商务解决方案,使用者可以用统一的架构,建立企业内部入口网站(EIP),并能使用商业智能(BI)分析数据等。而且,SharePoint 2010不仅能与Office 2010的文字处理软件相结合,另外还整合了以往Groove的文件同步功能,以及Windows SharePoint Services所提供的网页搭建与服务平台。另外,若企业还可以构建OCS,结合Outlook还可整合通讯的功能,并且直接与其它使用者实时通讯,或开启视频会议。 ,并且新增文件共享与同步功能搭建一套SharePoint Server后,由于使用统一的架构,便于管理者的管理,可以降低 IT人员训练的成本。再加上具有文件共同编辑的特性,有助于生产力的提升。虽然,在先前的2007版就已具备,或是整合了上述建立入口网站、商业智能,以及整合通讯等功能,不过SharePoint 2010版,另外还加强与新增了几项功能,让文件分享更便利,增加协同合作的效率。这些新增的功能,大致可分为文件共享、共同编辑、网页预览、同步与搜寻等,其中, 最显著的改变就是文件的共享与共同编辑。 、离线同步与共同编辑功能在文件共享的功能上,SharePoint在之前的版本就可以共享文件,不过当时仅限文件共享,并无法支持同时在线多人共同编辑。而SharePoint 2010持续提供文件共享的功能之外,还支持Word、PowerPoint、Excel 与OneNote等文件的共同编辑,增加工作的流畅度与信息的实时分享。共同编辑要做到这功能不容易,因为文件在共同编辑时,哪些内容是被其它人新增与修改的,或者该以哪个版本为主等问题,一直都困扰着使用者。以往对于这类的状况,一般常见的状况是,系统会跳出提示信息,提醒目前文件有其它使用者正在编辑,因此会储存成文件的副本,文件名则修改为编辑文件的使用者名称与修改时间。这样做的好处,是确保多位使用者同时开启同一个文件时,不会发生较晚储存的使用者将先前的变更覆盖掉的状况。但缺点是同一份文件会有多个版本,若总共有10位使用者同时编辑,就会有10个文件副本,在整合信息的时候非常麻烦。而这次SharePoint 2010的共同编辑功能,只要有其它使用者正在编辑同一份文件,使用者可以知道目前有多少人正在在线编辑这份文件,而目前所编辑的部份又是哪些,都可以一目了然。而且,只要其中一位使用者将文件修改过,并且储存之后,其它使用者就能够实时地发现文件更改过,因为新增或修改的部份会被特别标示出来,在共同编修文件时,可以更快速了解内容与更新项目,让文件的阅读更有效率,有效提升团队的工作与沟通效率。在文件协同作业上,除了我们比较熟悉的几套Office软件的应用,最特别的,就是在 Office 2007时就提供Live Sharing Session与分享笔记本功能的OneNote。这套文字处理软件,最大的特色就是所支持的文件格式非常多。由于它是以笔记本概念为出发点的文书工具,因此随时将所得到的信息记录下来,变成了不可或缺的功能。因此, 我们可以在OneNote上编辑与贴上文字、网页、图片,甚至PowerPoint,以及Excel的报表等。可以随手记录的特色,加上可与多位使用者共同编辑的能力,让OneNote在群组讨论, 与共享信息时的应用上更加方便。文件离线处理在线协同作业时,能否支持离线使用也是文件共享相当重要的一部分。实作上让使用者可将SharePoint上的数据同步至个人计算机的指定文件夹中,即使不连接网络,也可使用同步的文件文件,而且数据在更新过后,在计算机重新连结到网络的时候,会自动将数据同步。另外,SharePoint 2010还加强了离线文件的同步速度,与先前同步方式不同的地方, 在于它仅同步内容有更动的部分,大幅减少上传文件的大小,加速文件上传与更新的速度, 同时也不容易受到网络带宽的限制与影响,增强了共同编辑的实时性,让协同作业更加迅速。文件续传功能虽然S