内业资料整理编制办法.doc

工程内业资料编制办法
公路工程内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体,是日后公路通车运营管理的重要依据,加强和规范施工阶段的内业资料整理是当前公路工程施工管理的一项重要内容,也是反映公路工程施工管理水平的主要方面。
内业资料的管理和工程外业的管理一样,都是工程施工管理的重要组成部分,要真正提高内业管理水平,实现内、外业同步,达到内业资料边整理边归档的目的,就要针对工程内业资料的特点提高重视程度,提高内业管理人员的业务素质,切实做到在内业资料管理中的“全”、“准”、“严”。“全”就是在内业资料齐全上下功夫,做到文件、资料项目齐全,不出现缺少文件和频率不足等现象。“准”就是在内业资料整理上严把准确关,确保资料填写的内容和数据的准确性,经得起推敲和检查。“严”就是在内业资料格式和组卷上,严把审查关,不合格的内业资料严禁进入工程档案室。
第一节内业资料的构成和管理
一、内业资料构成
1、合同文件
施工合同协议书(含问题澄清)、投标书、招标文件(含补遗书)以及施工招标、施工合同有关资料。
2、日常资料分类
(1)质量控制资料-检验、试验,以及有关质量文件。
(2)进度控制资料-总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况,进度计划调整,以及有关计划的文件。
(3)费用控制资料-工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资料,以及有关费用控制文件。
(4)合同管理资料-有关工程分包、变更、索赔、延期的往来文件。
(5)项目部内部管理资料(廉政建设资料)-规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等。
(6)安全生产资料-包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。
(7)环境保护资料-文明施工方案、环境保护措施。
3、竣工文件
二、内业资料的管理
1、明确职责、协调配合
改建办、总监办、驻地办及项目部应制定资料、文件管理制度,明确内业资料的管理目标要求,设立资料、文件管理岗位,配备专职人员,承担全部工程资料档案的管理工作,定期督促检查内业资料的整理,提交工程竣工文件资料。各单位各部门管理职责范围内的资料应独立存档。部门之间资料的借阅应建立记录台帐。
2、加强督促检查,规范档案管理
通过检查、考核、交流等办法,加强各单位内业档案的监督和管理。定期按照内业资料、文件管理的统一要求,对文件资料整理的及时性、准确性、完整性和外观质量等方面进行检查评价,发现问题及时提示和整改,不断规范管理。
3、学
公路工程内业管理是一项专业性较强的技术工作,要组织人员不断学习内业档案管理的新知识,改进工作方法,以提高管理水平。
第二节文函管理
一、发文字号、单位名称及印章刻制、管理的规定
(一)发文字号。发文字号一般包括行政区域代字、单位代字、项目代字、施工过程中单位代字、年份、序号。发文字号置于文头之下、横线中央之上。
行政区域代字、单位代字应使用规范的简称。在项目建设过程中本单位简称可能与其他单位简称相混淆,可由双方商定各自单位代字。
正式文件年号一律用公元纪年全长,括于“〔〕”内,如“XX线XX合同施申字〔2008〕XX号”。
(二)在施工过程中使用的单位名称、印章中刻制内容、公文文头要求一致。
单位名称拟写:例1、规范的原单位名称简称××公路××段×合同段项目部。
发文字号、单位名称、印章刻制内容,由原样拟写,报业主审批后使用。对于一个具体的工程项目,发文字号一经确定,直至项目结束。
(三)印章管理的有关规定
1、工程开工前,由各项目驻地办根据规定的格式组织各单位刻制印章、印制红头文件,使用前报总监办审批使用。
2、在工程建设期间启用的各种印章(指挥部、改建办、驻地办印章),应在工程交工后一周内,封存于改建办。确因处理工程遗留问题需要使用的,应通过改建办领导同意,并做好相应的人员、地点、时间、事项使用记录。
3、在工程决算、财务决算通过审计后,除执行审计决定事宜外,印章不得使用。
二、文函的一般规定
为使我市公路建设公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院国发〔2000〕23号文件(《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》)的有关规定,结合工程建设实际,对公路工程中公文处理工作做如下规定:
(一)公文用纸幅面及版面尺寸
1、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:
210mm×297mm,左侧装订。
2、公文页边与版心尺寸。
公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm;
地脚(下白边)为:7mm±,
公文用纸订口(左白边)为:28 mm±1mm;
翻口(右白边)为:15mm±
版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)。
(二)排版规格与印制装订要求
1、排版规格
正