文书档案管理制度.doc

一、文印室管理规定第一条为了加强公司文件管理,特制定本规定。第二条公司文件,有打印必要时方予打印。内部传递简单请示报告或其他不需打印文件,一般不予打印。第三条公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权领导签字同意后方准打印。一般文件打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时,可经总裁办公室主任同意后办理。第四条私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机传送,以免影响公司正常工作。第五条文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。对收到文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室取回,不得延误。第六条文印室人员应树立严格保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密事项透露给他人,不得载留任何文件。第七条文印室对送来打印、复印、传真文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门,由各部门承担费用;属行政、管理部门,统一列行政开支。第八条文印室工作人员初次违反上述规定,给予批评或处50元以下罚款,屡教不改或给公司造成不良社会影响或较大经济损失,处50元以上罚款直至辞退。本规定自××××年××月××日起执行。表23-1行文表保密区分绝对机密另文呈受文者副本份数附件发文号数极机密函机密令密缮校员发文日期普通传递法限时送事由特快送快件普通保存年核办人核稿人···········承办人二、文件收发规定第一条公司文件由办公室负责起草与审核,公司总经理签发;公司本部各部门文件由各部门负责起草,办公室审核,总经理签发。第二条文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印盖章。第三条文件与原稿,由办公室分类归档、保存备查。第四条属于秘密文件,核稿人应该注明“秘密”字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制报送。第五条文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定范围报送。第六条外来文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件要求报送给有关部门,不得积压迟误;属急件,应在接件后即时报送。传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示文件,办公室应及时组织传达与落实。表23-2往来信函记录表类别日期来(去)函内容处理人回函日期回函内容去来 三、公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。第二条外发函电要求。 、电,经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表。 ××点以前,公司收发室应将当日外发函、电清点,累计送交邮局寄发。表23-3信函寄发记录表业务类公共关系采购类总务类发函日期发函单位文别内容寄发单位回函日期回函内容第三条外来邮件管理 。 、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。 、电与公司内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。 (信架)信袋内,由个人自取。 ,收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误对;国外来函应检查封口、邮戳,如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映查明原由。 、汇款单、包裹单、货运单等收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件。超期罚款收发室概不负责。 第四条报刊订购与收发 (1)订购时间:上半年;下半年。(2)订购手续:不论单位与个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购单位除按上述要求填写预订单外,还须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人。 (1)收发员每天对邮局送来报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退任。 (2)收发员收到邮局送来报刊后应及时分发、不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室。四、公司文件管理规定(一)总则第一条为减少发文数量,提高办文速度与发文质量,充分发挥文件在各项工作中指导作用,特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发各种文件、资料。第三条按照党政分工原则,全厂各类文件分别由党委办公室与厂部办(以下简称两办)归口管理。表23-4送发公文登记簿日期文号收文单位文别事由附件附本回涵内容表23-5表格档案处理工作一览表部